Tipps und Tricks zu Extras bei Word

Mit der Zwischenablage arbeiten:


Word kann viele Einträge in die Zwischenablage übernehmen, aus der man sie

dann übernehmen kann. Wörter, Zeilen, Abschnitte, … markieren und Rechtsklick mit der Maus darauf und kopieren klicken (oder Strg + C). Man setzt dann den Cursor an die Stelle, wo etwas übernommen werden soll – man hält die Taste „Strg“ und drückt 2x kurz auf „C“ (1x kurz auf „C“: Es wird nur der zuletzt in die Zwischenablage kopierte Teil eingefügt). Das Zwischenablagefenster öffnet sich und zeigt alle Einträge darin. Durch Doppelklick auf einen Eintrag wird er in den Text, an dem der Cursor steht, übernommen.
 

Inhalt der Zwischenablage anzeigen: 

Bearbeiten – Office Zwischenablage, dort sind alle Dokumente angezeigt, die zurzeit in der Zwischenablage sind. Führt man den Mauszeiger auf ein Element, so erscheint rechts ein kleines auf der Spitze stehendes Dreieck. Klickt man darauf erscheint ein Menü „Einfügen“ und „Löschen“. Klickt man auf „Einfügen“, wird das Zwischenablageelement an die Stelle eingefügt, wo gerade der Cursor steht.
 

Übersetzen: 

Word 2002: Das zu übersetzende Wort markieren - Rechtsklick - Im Kontextmenü „Übersetzen“ wählen - Sprache auswählen - ausführen - fertig.

In Word Texte vorlesen lassen: Absatz

In Word kann man sich ganz gut Texte vorlesen lassen. Gehen sie dazu auf die Registerkarte 'Überprüfen'. Sie finden dort etwas weiter links 'laut vorlesen'. Wenn das nicht gut funktioniert, dann gehen sie auf die Registerkarte 'Ansicht'. Dort finden Sie auch weiter links in der fünften Spalte unter den Reitern 'Entwurf' und 'Layout' die Schaltfläche 'Lerntools'. Klicken sie darauf und es öffnet sich ein Fenster. Dort können Sie für den Text Einstellungen vornehmen (Abstand zwischen den Wörtern usw.) und klicken dann noch einmal auf 'laut vorlesen'. Um aus diesem Modus wieder herauszukommen, klicken sie, immer noch unter dem Reiter 'Ansicht', noch einmal auf 'Lerntools'. Jetzt haben Sie wieder die normale Ansicht in Word.

Worddokumente vergleichen: 

Eine komfortable Funktion von Word, ist die Fähigkeit, zwei ähnliche Dokumente auf Übereinstimmungen zu prüfen. Dies ist etwa beim Vergleich einer älteren und einer neueren Version desselben Dokuments, die auf verschiedenen Rechnern bearbeitet wurden, nützlich. 
Grundsätzlich wird das bereits geöffnete Dokument als das neuere betrachtet. Man ruft die Funktion aus dem Menü „Extras – Dokumente vergleichen und zusammenfügen“ auf und wählt dort die Datei, die man mit dem geöffneten Dokument vergleichen will. Man markiert jetzt unbedingt das Kästchen „Änderungen markiert“. Der Button daneben ändert seine Aufschrift zu „Vergleichen“, darauf klicken. In einem neuen Fenster öffnet sich nun das aus beiden Versionen kombinierte Dokument. Text, der nur in der neuen Version vorhanden ist, wird von Word als „eingefügt“ gekennzeichnet. Text, der nur in der älteren Version vorhanden ist, dagegen als „gelöscht“. Weiter den Optionen folgen.
Vergleichen von Dokumenten funktioniert auch folgendermaßen (aber nur, wenn die Dokumente unterschiedliche Namen tragen): Man öffnet die beiden zu vergleichenden Dokumente und macht dann einen Rechtsklick auf die Systray-Leiste unten – dort wählt man dann „Nebeneinander“ – man kann jetzt in beiden Dokumenten abwechselnd arbeiten.
 

Zwei ähnliche Dokumente mit einander vergleichen: 

Wenn man z. B.
 an zwei verschiedenen Stellen an dem gleichen Dokument gearbeitet hat, sich aber doch kleine Differenzen eingeschlichen haben und man nicht weiß an welcher Stelle, dann kann Word die beiden Dokumente vergleichen und die Differenzen zeigen. Zunächst muss man beide Dokumente auf die gleiche Festplatte kopieren - erstes Dokument öffnen - Extras - Änderungen verfolgen - Dokumente vergleichen - es öffnet sich ein Fenster, in dem man jetzt das zweite ähnliche Dokument auswählen muss - öffnen - Word vergleicht jetzt die Dokumente miteinander und markiert die Differenzen. Durch einen Rechtsklick auf solche eine Veränderung kann man Word veranlassen, die Veränderung anzunehmen oder nicht (im sich öffnenden Fenster des Kontextmenüs nach dem Rechtsklick findet man entsprechende Befehle).
 

Änderungen anzeigen lassen: 

Wenn man in einem Dokument mehrmals Änderungen vorgenommen hat, kann man diese Änderungen anzeigen lassen: Extras - Änderungen verfolgen - Änderungen hervorheben - es öffnet sich ein Fenster in, welches man die Bedingungen der Änderungsverfolgung eingibt - OK - Word zeigt jetzt die Änderungen ein, die man entweder annehmen kann oder ablehnen kann.

Kommentare einem Text hinzufügen: 

Den Bereich im Worddokument markieren, zu dem ein Kommentar erstellt werden soll: Extras - Änderungen nachverfolgen - es öffnet sich eine neue Symbolleiste, dort auf "Neuen Kommentar" klicken (das ist das Symbol einer quer liegenden Seite mit einem Stern oben links) - Kommentar eingeben.
 

Veränderungen rückgängig machen: 

Hat man etwas verändert, was man hinterher doch besser nicht annehmen möchte, dann kann man die Veränderung rückgängig machen: In der Symbolleiste findet sich normalerweise ein Pfeil nach links, auf den man klicken kann oder: Bearbeiten - Rückgängig oder: Tastenkombination "Strg + Z" drücken. Auf die Art und Weise kann man auch mehrere Arbeitsschritte rückgängig machen. Es kann vorkommen, dass man einen Schritt zu viel rückgängig gemacht hat, dann kann man das auch wieder rückgängig machen: In der Symbolleiste auf den kleinen Pfeil nach rechts klicken.
 

Änderungen Verfolgen: 

Es kann interessant sein Änderungen, die man in einem Dokument vorgenommen hat nachträglich anzusehen: Extras – Änderungen nachverfolgen – eine neue Symbolleiste erscheint. Änderungen werden dann farblich hervorgehoben, je nachdem, wie es unter „Einstellungen“ unter „Extras – Optionen“ vorgenommen wurde. Möchte man die Änderungen nicht annehmen klickt man auf den Knopf „Änderungen ablehnen/Kommentar löschen“ – möchte man die Änderungen übernehmen, klickt man auf „Änderungen annehmen“
 

Dokumente vor Veränderungen schützen: 

Wenn mehrere an einem Rechner arbeiten, kann man sein Dokument schützen, sodass kein anderer an diesem Dokument arbeiten kann, es also auch nicht verändern kann: Extras - Dokument schützen - im sich öffnenden Fenster Bedingungen einstellen und ein Kennwort eingeben, das man sich gut merken muss - OK - Word lässt ab sofort nur noch nach der Eingabe des gerade gegebenen Kennworts Änderungen oder ein Weiterarbeiten am Dokument zu.

 

Texterkennung mit Word (gilt für Word XP und höher): 

Bei einem angeschlossenen Scanner kann Word auch eingescannte Texte erkennen und übernehmen: Wenn man einen Text scannt, dann erhält man nur ein Foto, und kann darin keinesfalls Texte bearbeiten, das funktioniert nur über eine sog. Texterkennung. Sie scannt das Foto mit dem Text und erkennt Buchstaben für Buchstaben und kann das dann nach Word übergeben, wo man es dann bearbeiten kann. Das Icon von Word zum Starten dieser Texterkennung ist u.U. nicht sofort zu finden. Es könnte sich im Startmenü befinden, und zwar unter: „Microsoft Office Tools“ und dort als: „Microsoft Office Dokument Scanning“. Normalerweise wird es mit Word installiert und liegt dann im Ordner: „C:\Programme\GemeinsameDateien\Microsoft Shared\MSPaper“ und dort die Datei: „MSPSCAN.EXE“. Es kann allerdings auch sein, dass man es von der Word-Installations-CD nachinstallieren muss. Man kann sich schließlich auf dem Desktop eine Verknüpfung dahin (zu obigem Ordner C:\Programme…). erstellen, dann ist das Programm schnell aufrufbar: Man klickt auf das Symbol (ein geöffneter Scanner). Beim ersten Mal nimmt das Programm dann recht umfangreiche Einstellungen vor – dazu werden Aufforderungen gegeben, denen man folgen sollte. Anschließend wählt man im geöffneten Fenster eine Option, z. B.
 „Texterkennung 300 Dpi“. Anschließend klickt man auf „Scannen“ – nach einiger Zeit öffnet sich ein großes Fenster, in dem der erkannte Text steht. In der Symbolleiste steht ein Icon, welches nach einem Klick darauf den Text an Word weitergibt. Wahlweise kann man auch Textteile daraus markieren, dann in die Zwischenablage (Strg + C) übernehmen und manuell nach Word übernehmen (Einfügen: Strg + V). Diese Texte müssen aber noch überarbeitet werden, denn die Texterkennung erkennt nicht alles richtig. (Je besser die Vorlage ist, desto fehlerfreier ist die Texterkennung).
 

Texterkennung: 

Sie haben einen Text gescannt und wollen ihn jetzt zur Bearbeitung in Word übernehmen. Dazu muss Word erst den Text als solchen erkennen, denn der Scanner hat ja lediglich von dem Text ein Foto gemacht. Die Texterkennungssymbole befinden sich unter: C:\Programme\Gemeinsame Dateien\Microsoft Shared\MSPaper. Diese Texterkennung funktioniert recht gut, kann aber bei komplizierten Passagen nicht mehr genau arbeiten: In solch einem Fall brauchen Sie eine spezielle Texterkennungssoftware, wie z. B.
 OmniPage oder Finereader. Diese Programme liegen in abgespeckter Form fast immer den Scannern als Software bei.
 

Schriften aus Word herausnehmen: 

Windows beinhaltet viele Schriften, die sich ähneln und die man nie braucht, die aber Performance benötigen, man kann sie "ruhig" stellen: Win-Explorer starten (Rechtsklick auf Start, dann Linksklick auf Explorer) – Laufwerk C - Windows – Fonts – rechts sind alle installierten Schriften gezeigt – per Drag and Drop die Schriftendateien in einen Ordner „ausgemusterte Schriften“ nach links verschieben (diesen Ordner muss man erst anlegen: Laufwerk C - Windows - im rechts sich öffnenden Fenster den neuen Ordner "Ausgemusterte Schriften" anlegen).
Es gibt Schriften, die man beim Aufräumen im Schriftenordner keinesfalls löschen darf. Es handelt sich um Schriften, die vom Betriebssystem genutzt werden, etwa für die Anzeige von Menüs. Löscht man diese Schriften, funktioniert die Bildschirmanzeige u.U. nicht korrekt. Windows wählt dann eine andere Schrift, die möglicherweise nicht lesbar ist. Schriften, die man nicht löschen darf, erkennt man im Schriftenordner an ihrem Symbol. Sie sind mit einem „A” gekennzeichnet und rot dargestellt.
Braucht man später diese Schriften wieder, kann man sie einfach wieder zurückschieben. Man kann auch im Internet reichlich andere Schriften (z. B.
 Schmuckschriften) herunterladen und sie auf die gleiche Art in Windows integrieren 
 

Beschädigte Dokumente retten: 

Mit etwas Glück lässt sich ein beschädigtes Word-Dokument, zumindest teilweise, restaurieren. Das Textverarbeitungsprogramm kann nämlich Dateien lesen, die noch gar nicht geöffnet wurden. Das Rettungsmanöver funktioniert in Ausnahmefällen nicht vollständig, aber Teilstücke kann man immer wieder herstellen. Eine hundertprozentige Erfolgsquote gibt es beim Datenretten allerdings nicht. Word neu starten, oder man öffnet über den Menübefehl "Datei - Neu" ein leeres Dokument. Man wäh1t im Menü "Einfügen" den Befehl "Datei". Dort wählt man das beschädigte Dokument aus, und bestätigt mit Klick auf "Einfügen". Man vervollständigen, falls nötig, die fehlenden Teile des Textes, und speichert dann das Dokument unter einem anderen Dateinamen. Dann löscht man das beschädigte Dokument.

Textwiederherstellung, nachdem sich ein Text nicht mehr öffnen lässt: 

Zunächst eine Sicherheitskopie anfertigen – den Ordner öffnen, indem die bestimmte Datei vorhanden ist – Extras – Ordneroptionen – Ansicht – auf „Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden“ klicken – OK – Rechtsklick auf die beschädigte Datei und im aufklappenden Menü „Umbenennen“ wählen – jetzt eine beliebige Bezeichnung eintippen und 3x „Enter“ drücken – die Datei wird jetzt mit dem Win-Editor geöffnet, wobei alle Formatierungen verloren gehen (der Text sieht so etwas durcheinander gewürfelt aus) – die gewünschte Textpassage markieren und kopieren (Strg + C) – das Fenster schließen und Word starten und dort den markierten Text einfügen (Strg + V); es werden jetzt auch ursprüngliche Teile der Formatierung wieder eingeblendet – es kann aber gut sein, dass man diesen Text jetzt neu korrigieren und formatieren muss – Speichern unter – OK.
 

Zusatzfunktionen von der Office-CD: 

Zahlreiche Funktionserweiterungen zu Word, die beim Standard-Setup fehlen, findet man auf der Installations-CD. Sobald man diese ins CD-Laufwerk einlegt, erscheint nach kurzer Zeit das Dialogfenster „Microsoft Office XP-Setup” (ansonsten per Doppelklick auf die Datei „Setup.exe”). Dort wählt man die Option „Feature hinzufügen oder entfernen” und fährt mit einem Klick auf „Weiter” fort. Anschließend klickt man auf den Eintrag „Microsoft Word für Windows” und wählt dort die Option „Alles vom Arbeitsplatz starten”, um sämtliche Funktionen in Zukunft verfügbar zu haben. Auf "OK" klicken - es wird jetzt alles nachinstalliert.
 

Warnton bei der Shiftfeststelltaste: 

Manchmal drückt man versehentlich anstatt der Shift-Taste (Großschreibung) die Feststelltaste darüber, ab dann werden alle Großbuchstaben klein und alle Kleinbuchstaben groß geschrieben (vERKEHRTSCHREIBUNG) - das ist lästig und man kann sich warnen lassen, wenn man die Feststelltaste drückt. Start – Einstellungen - Systemsteuerung – Eingabehilfe – Tastatur – dort ein Häkchen vor die Option "Statusanzeige aktivieren". Es kann sein, dass auch noch erst der Ton aktiviert werden muss. Klicken Sie entweder unter rechts mit einem Rechtsklick auf das Lautsprechersymbol. Links finden Sie "Lautstärkeregelung" und unten "Ton aus" - hier darf kein Häkchen sein und der Schieber unter "Lautstärke" sollte ganz nach oben geschoben sein. Finden Sie dieses Symbol nicht, gehen Sie auf Start - Einstellungen - Systemsteuerung - Sounds und Audiogeräte - unter dem Register "Lautstärke" klicken Sie auf "Erweitert".
 

Große Worddateien, die durch das Einfügen von Bildern groß geworden sind verkleinern – Bilder in Worddokumenten komprimieren:

 
Wenn die eingefügten Bilder das Worddokument zu groß machen, kann man die Bilder komprimieren, was allerdings zu Bildqualitätsverlust führen kann: Klicken Sie im Worddokument auf eine beliebige Bilddatei und markieren Sie sie so – Es sollte die Grafiksymbolleiste erscheinen, wenn nicht müssen Sie sie sich holen (Rechtsklick auf die Bilddatei und dann Linksklick auf „Grafiksymbolleiste anzeigen“) Klicken Sie dann auf die 5. Schaltfläche von rechts „Bilder komprimieren“ – füllen Sie die gebotenen Optionen aus und klicken dann auf OK, ein neues Fenster erscheint und dort klicken Sie auf „Übernehmen“. 
 

Standardspeicher für Win-Office anpassen:

 
Unter „Speichern unter“ soll ein bestimmter Ordner, indem alles immer gespeichert werden soll links angezeigt werden: z. B.
 Word laden und dann: Datei – speichern unter; Zu dem Ordner navigieren, in den in Zukunft alles abgespeichert werden soll. In der Menüleiste rechts oben auf: Extras und zu meiner Umgebung hinzufügen“. Das Verzeichnis wird jetzt links unten angezeigt: Diesen Platz nach oben verschieben: Rechtsklick auf diese Schaltfläche und dann so oft wie nötig auf „Nach oben“ klicken. 
 

Worddokumente lassen sich nicht mehr öffnen:

 
Ich habe mit Microsoft Word 2003 folgendes Problem: Ein mit dem Programm im DOC-Format erstelltes Textdokument lässt sich urplötzlich nicht mehr öffnen. Ich erhalte stets nur eine Fehlermeldung; auch die von Word durchgeführte automatische Reparatur bringt nicht das gewünschte Resultat: Von dem mehrseitigen Textdokument kann nur ein kleiner Teil wiederhergestellt werden. Gibt es eine Möglichkeit, das Textdokument doch irgendwie komplett zu öffnen, damit ich beispielsweise den Text in ein neues Dokument kopieren kann? Und: Wie verhindere ich solche Probleme? Versuchen Sie zunächst Folgendes: Starten Sie Microsoft Word und wählen Sie „Extras/Optionen". Wechseln Sie in das Register „Kompatibilität" und wählen Sie unter „Empfohlene Optionen für" die Option „Microsoft Word 97" aus. Verlassen Sie das Fenster mit „OK" und versuchen Sie die bisher verschmähte Textdatei erneut zu öffnen. Manchmal wirkt diese Konfigurationsänderung Wunder, sodass sich die vorher problematische Textdatei anschließend fehlerfrei öffnen lässt. Scheitert das Öffnen nach wie vor, greifen Sie zu einer anderen Software. Laden Sie sich beispielsweise unter www.openoffice.org die kostenlose und mit Microsoft Office kompatible Office-Suite Open Office herunter. Nach der Installation starten Sie den Writer (die Textverarbeitung) der Office-Suite und versuchen, das Dokument zu öffnen. Sollten Sie auch mit dieser Methode keinen Erfolg haben, bleibt nur noch eine Notlösung: Öffnen Sie die Textdatei mit einem Texteditor Ihrer Wahl. Hierfür rufen Sie den Editor auf, wählen „Datei/Öffnen" und stellen anschließend als „Dateityp" für die zu öffnenden Dateien zunächst die Option „Alle Dateien" ein; sonst können Sie keine Dateien im DOC-Format mit dem Editor öffnen. Beim Öffnen der Textdatei mit einem Editor geht zwar die Formatierung des Dokuments vollständig verloren, aber - wenn Sie Glück haben und der Text nicht allzu stark formatiert worden ist - kann der gesamte Text von dem Editor wiederhergestellt werden, sodass Sie ihn anschließend in ein neues Word-Dokumentkopieren können. Wollen Sie in Zukunft solche Probleme von vornherein möglichst ausschließen, sollten Sie die Speicheroptionen von Microsoft Word neu konfigurieren. Unter Microsoft Word 2003 wählen Sie hierzu den Punkt „Extras/Optionen" und wechseln in das Register „Speichern". Hier deaktivieren Sie die beiden Optionen „Schnellspeicherung zulassen" und „Hintergrundspeicherung", um für einen möglichst zuverlässigen Speicherprozess der zu sichernden Dokumente zu sorgen. Danach verlassen Sie das Fenster mit „OK". 

Textpassagen schnell aus einem Dokument extrahieren und später verwenden: 

Man markiert den Text, den man vorübergehend in der Zwischenablage haben möchte und zieht ihn einfach auf den Desktop oder in einen geöffneten Ordner, etwa „gesammelte Zitate“. Ein Dokument erscheint dort mit der Bezeichnung: „Datenauszug aus Dokument …“. Anstelle von … stehen die ersten Worte des Textauszugs (Zitat). Will man dann diesen Textauszug in ein anderes Dokument übernehmen, zieht man es einfach aus dem Ordner an die Stelle in dem Text, wo es hin soll.
 

Sprache einstellen: 

Extras – Sprache – Sprache festlegen, Word arbeitet dann mit den entsprechenden Wörterbüchern. Evtl. muss man die Instal.-CD einlegen. Man kann auch mit mehreren Sprachen gleichzeitig arbeiten, Word versucht dann die Sprache automatisch zu erkennen: dazu: wie oben aber dann ein Häkchen vor „Sprache automatisch erkennen“ setzen.
 

Briefumschläge beschriften: 

Extras - Umschläge und Etiketten - erst unter „Optionen“ die Briefumschlaggröße einstellen - Empfänger eintippen und drucken - den Umschlag mit der linken Seite nach unten einlegen.
 

Makros erstellen: 

Extras - Makro - Aufzeichnen - Makronamen geben - Makro zuordnen - OK - Es erscheint links ein kleines Fenster, welches besagt, dass die Aufzeichnung jetzt beginnt - alles, was jetzt getan wird, wird aufgezeichnet (z. B.
 ein Brief) - schließlich auf das Zeichen für „Makro.
 

Makro abrufen: 

Words öffnen - neues leeres Dokument öffnen - Tastenkombination des gewünschten Makros drücken - der entsprechende (abgespeicherte ) Text erscheint und kann bearbeitet werden wie gehabt.
 

Erweiterte Zwischenablage einblenden: 

Die erweiterte Zwischenablage unter Windows ermöglicht die temporäre Zwischenspeicherung von bis zu 24 verschiedenen Elementen. Leider verliert man hier schnell die Übersicht.
Wenn Sie bei Office-Produkten markierte Inhalte in die Zwischenablage übernehmen wollen, nutzen Sie den Shortcut Strg-C. Führen Sie hingegen den Shortcut Strg-C-C aus, wird das Element nicht nur in die Zwischenablage übernommen, sondern deren Inhalt in einem separaten Fenster mit allen Bestandteilen angezeigt; so lassen sich verschiedene Elemente in der Ablage auch separat aufrufen und verarbeiten.
 

Wörter im Dokument suchen und ggf. durch andere ersetzen: 

Hat man Wörter irgendwo im Dokument, die man sucht, aber nicht so schnell findet: Bearbeiten - Suchen - unter "Suchen nach" das Wort eingeben und "weitersuchen" klicken. Will man dieses Wort durch ein anderes ersetzen: Bearbeiten - Suchen und dann den Reiter "Ersetzen" wählen: In "Suche nach" das zu ersetzende Wort eingeben und unter "Ersetzen durch" das neue Wort eingeben (ggf. "Erweitern wählen) - alle ersetzen.




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