Tipps und Tricks zum Einfügen bei Word

Sonderzeichen:

Sonderzeichen in einen Text schreiben z. B.ein ë (Einfügen – Symbol - Symbol auswählen - Einfügen; man kann dort anstatt Symbol auch 

"Sonderzeichen" wählen oder "Autokorrektur, dann kann man ein Zeichen auswählen und dem eine Tastenkombination zuordnen [siehe auch unter Autokorrektur]).

Sonderzeichen eingeben:

 Win-Taste + R und dann „charmap“ eingeben OK – Doppelklick auf das gewünschte Zeichen dann Strg + C und es in den Text mit Strg + V einfügen.

Fehlende Symbole in die Symbolleiste einfügen:

Rechtsklick auf einen freien Teil der Symbolleiste - Anpassen - es öffnet sich das Fenster "Anpassen" mit dem Reiter "Befehle"; dort kann man die Kategorie z. B.
 Rahmen wählen und dann im rechten Fenster den gewünschten Befehl auswählen. Dazu markiert man den Befehl, macht einen Linksklick darauf, hält mit der linken Taste und zieht bei gedrückter linker Taste den Befehl oben an eine freie Stelle in der Symbolleiste; ab sofort ist dieser Befehl direkt über die Symbolleiste aufzurufen. Auf diese Art kann man die Symbolleisten ach überfrachten, aber zum ausprobieren und durchchecken, was es überhaupt an Schaltflächen gibt ist dieser Weg recht brauchbar (experimentieren!!)
Zuweilen geht auch folgendes Verfahren: Die Symbolleiste ist immer in Bereiche aufgeteilt. Am Ende eines solchen Bereichs findet sich ein kleines nach unten zeigendes Dreieck mit einem Doppelpfeil darüber; das kleine Dreieck links anklicken - es öffnen sich u.U. bereits weitere Schaltflächen, ansonsten in dem Fenster auf die Schaltfläche "Schaltflächen hinzufügen oder entfernen" gehen, es öffnet sich von selbst ein weiteres Fenster mit Schaltflächen; die Schaltflächen, vor denen ein Häkchen ist, sind in der Symbolleiste bereits enthalten; ist dort kein Häkchen vor kann mein eines durch einen linken linken Mausklick davor machen - ab sofort erscheint die Schaltfläche in der Symbolleiste.

Datum schnell einfügen:

Tastenkombination Alt+Shift (Hochstell)+D

 

Drei Punkte hintereinander setzen, als Zeichen einer zu denkenden Fortsetzung eines Gedankens (…):

„Strg + Alt + Punkt oder AltGr + Punkt“ drücken, die drei Punkte sind dann eine Einheit und werden beim Zeilenumbruch nicht dazwischen umgebrochen.

€-Zeichen tippen:

AltGr+E

Französische Buchstaben mit Akzent schreiben:

Zunächst das Akzentzeichen tippen und dann den dazugehörigen Buchstaben. Die Akzente befinden sich rechts neben dem "ß" und links neben der "1". Die Cedille ist komplizierter: Für die kleine Cedille "ç" die Taste "Alt" drücken und gedrückt halten und dann im Ziffernblock 0231 hintereinander tippen; die große Cedille "Ç": Alt und dann im Ziffernblock 0199, Das "C" mit der Cedille erscheint erst, wenn man die Ziffern getippt hat und dann die "Alt-Taste" losgelassen hat. 

Emojis einfügen:

Gilt ab Windows 10: Windows-Taste + . (Punkt)

Einen dicken Pfeil in den Text einfügen:

Über Einfügen – Grafik – Autoformen, in den Text einfügen,

Seitenzahlen setzen und/oder formatieren:

Ein längerer Text soll mit Seitenzahlen versehen werden: Register ‚Einfügen‘ à im rechten Bereich auf das kleine nach unten weisende Dreieck hinter ‚Seitenzahl‘ klicken und eine Option wählen. Word wechselt ins Register ‚Entwurf‘. Damit Sie weiterarbeiten können, müssen Sie diesen Entwurfsstatus verlassen: Oben links befindet sich ein weißes Kreuz vor rotem Hintergrund. Klicken Sie darauf, oder machen Sie einen Doppelklick irgendwo im Text.

Sie können die Seitenzahlen formatieren: Register ‚Einfügen‘ à Seitenzahl (wie eben) à Seitenzahlen formatieren à hinter Zahlenformat können Sie das Format der Zahlen wählen (arabische-, römische Zahlen). Die Kapitelnummer kann mit einbezogen werden und wenn Sie z. B. mehrere verschiedene Dokumente haben und die sollen trotzdem durchgehend nummeriert werden, dann können Sie z. B. beim zweiten Dokument angeben, ab wann gezählt werden soll. Wenn das erste Dokument also bis Seite 40 geht, dann können Sie hier einstellen, dass das zweite Dokument bei Seite 41 weiter machen soll.

Sie möchten vor die Seitenzahl noch das Wort ‚Seite‘ setzen oder eine andere Formatierung vornehmen: Verfahren Sie zunächst, wie oben bereits beschrieben, sodass das Register ‚Entwurf‘ erscheint und die Fußzeile markiert ist. Das funktioniert auch, wenn bereits Seitenzahlen gesetzt wurden. Machen Sie dann die Prozedur einfach erneut. Unten sehen Sie jetzt den Begriff Fußzeile und die Seitenzahl ist grau hinterlegt, also markiert. Setzen Sie jetzt den Cursor vor die Zahl und tippen z. B. Seite ein und setzen dann noch ein Leerzeichen. Sie können auch in das Register ‚Start‘ wechseln und die Seitenzahl weiter formatieren, also z. B. größer machen, kursiv setzen usw. Dazu müssen Sie aber die Seitenzahl markieren, indem Sie mit gedrückter Maustaste über die Seitenzahl wischen.

Das muss keineswegs auf der ersten Seite gemacht werden, es ist egal, auf welcher Seite Sie das machen. Um aus dem Fußzeilenmodus herauszukommen, machen Sie irgendwo in den Text einen Doppelklick.

Sie können auch in den Fußzeilenmodus kommen, indem Sie einen Doppelklick genau auf die Seitenzahl machen.

Inhaltsverzeichnis/Gliederung:

Will man eine umfangreichere Arbeit erstellen, in der es verschiedene Überschriften gibt, sollte man sich die Dokumentenstruktur vorher überlegen - siehe dazu am Ende dieser Ausführung auch "Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen".

Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen:

Man sollte sich vorher überlegen, welche Ordnung die Überschrift haben soll (wobei eine Überschrift 1. Ordnung eine übergeordnete Überschrift zu einer Überschrift 2. Ordnung ist usw.). Bevor man nun anfängt diese Überschrift zu schreiben, klickt man eine der Überschriftenformatierungen an und schreibt dann die Überschrift. Normalerweise findet sich links in der Symbolleiste ein Symbol, das aus zwei zueinander versetzten A besteht, rechts daneben findet sich ein längeres Fenster. Man klickt auf das kleine Dreieck und wählt dann eine Überschriftenformatierung und tippt dann die Überschrift in den Text. Nachdem man die Überschrift fertig geschrieben hat, drückt man die Taste „Enter“, Word weiß damit, dass die Überschrift zu Ende ist und man schreibt jetzt einen normalen Textkörper. 
Schließlich wird das Inhaltsverzeichnis automatisch erstellt (Cursor dorthin stellen, wo das Inhaltsverzeichnis stehen soll: (Einfügen – Index und Verzeichnisse – Inhaltsverzeichnis - dort Auswahl treffen – OK)). 
Verändert man das Dokument später noch, muss das Inhaltsverzeichnis u.U. angepasst werden: Dokumente und Inhaltsverzeichnis aktualisieren: Sobald man Änderungen an seinem Dokument vornimmt, können sich die Seitenzahlen der Überschriften ändern, Überschriften können wegfallen oder neu hinzukommen. Das macht dem automatisch erstellten Verzeichnis nichts aus — vorausgesetzt, man aktualisiert das Inhaltsverzeichnis nach jeder Änderung.
- Dafür mit der rechten Maustaste an eine beliebige Stelle des Inhaltsverzeichnisses klicken. Dadurch wird es grau hinterlegt und das Kontextmenü öffnet sich.
- Nun wählt man im „Kontextmenü“ den Befehl „Felder aktualisieren", es erscheint das Dialogfenster „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“.
Hier ist standardmäßig die Option „Nur Seitenzahlen aktualisieren“ aktiviert. Man wählt besser die Option „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“. Falls man nämlich etwas an den Überschriften geändert haben möchte, werden diese Änderungen berücksichtigt.

Indexverzeichnis anlegen:

Das erste Wort, das in das Indexverzeichnis soll markieren - Alt + Shift-Taste + x drücken - Alle festlegen - schließen - das für alle Wörter machen - Cursor an die Stelle stellen, wo das Indexverzeichnis stehen soll - Einfügen - Referenz - Index und Verzeichnisse - Index - man kann noch wählen, wie das Indexverzeichnis aussehen soll - im Feld rechts kann man noch einstellen in wie viel Spalten das Indexverzeichnis erstellt werden soll - OK - will man später noch weitere Begriffe ins Indexverzeichnis aufnehmen, verfährt man zunächst wie oben (markieren usw. ) - in eine beliebige Stelle im Indexverzeichnis klicken, sodass alle Einträge darin grau hinterlegt sind - F9 klicken, das Verzeichnis wird jetzt aktualisiert. 
Analog einem Inhaltsverzeichnis kann man so auch ein Bilderverzeichnis oder ein Register erstellen.

Bilderinhaltsverzeichnis anlegen:

Man muss zunächst alle Bilder im Dokument durchnummerieren: Rechtsklick auf das erste Bild – Beschriftung – OK, es erscheint dann unter dem Bild „Abbildung 1“; (man kann hier noch weitere Ergänzungen vornehmen) – man nummeriert so alle Bilder durch – Cursor an die Stelle stellen, an die das Bilderinhaltsverzeichnis soll – Einfügen – Referenz – Index und Verzeichnisse – Abbildungsverzeichnis – das Bilderverzeichnis wird erstellt.

Indexverzeichnis anlegen:

Das erste Wort, das in das Indexverzeichnis soll markieren – Alt + Shift-Taste + x drücken – "Alle festlegen" (in dieser Option werden alle diese Wörter im gesamten Text indiziert – will man nur dieses eine und nicht ein anderes Gleichlautendes aus dem Text indizieren, dann wählt man: „Festlegen“) – schließen – das für alle Wörter, die in das Indexverzeichnis aufgenommen werden sollen, machen – Cursor an die Stelle stellen, wo das Indexverzeichnis stehen soll – Einfügen – Referenz – Index und Verzeichnisse – Index – man kann noch wählen, wie das Indexverzeichnis aussehen soll – im Feld rechts kann man noch einstellen in wie viele Spalten das Indexverzeichnis erstellt werden soll – OK (siehe unten) – will man später noch weitere Begriffe ins Indexverzeichnis aufnehmen, verfährt man zunächst wie oben (markieren usw. ) – anschließend in eine beliebige Stelle im Indexverzeichnis klicken, sodass alle Einträge darin grau hinterlegt sind – F9 klicken, das Verzeichnis wird jetzt aktualisiert. Der Indexeintrag bezieht sich dann auf die Seiten, auf der dieser Eintrag zu finden ist. Es erscheinen bei diesen Aktionen die sog. Absatzzeichen (die aber nicht gedruckt werden); wenn die stören, dann gibt es dazu das Absatzzeichensymbol in der Symbolleiste, auf das man dann einfach klickt. Findet es sich nicht in der Symbolleiste, dann muss man es hinzufügen – wie das geht, steht weiter oben.

So sieht solch ein Register oder Indexverzeichnis aus:
Einträge 7
Indexverzeichnis 7
Spalten 4, 6, 7
Stelle 2, 5, 6, 7
Verzeichnisse 6, 7
Wort 3, 4, 5, 7, wobei die Zahlen jeweils die Seitenzahlen sind, auf denen sich dieses Wort befindet.

Ein von Word automatisch erzeugtes Inhaltsverzeichnis aktualisieren:

An eine beliebige Stelle des automatisch erzeugten Inhaltsverzeichnis klicken, es wird grau hinterlegt und das Kontextmenü erscheint – auf „Felder aktualisieren“ klicken – es erscheint das Fenster: „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“ – die Option „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“ wählen – OK.

Text nachträglich gliedern:

Als dritte Alternative kann man seinen Text ordnen, nachdem man ihn geschrieben hat. Man öffnen dazu ein neues Dokument und schreibt den Text in der Standardansicht. Ist die Arbeit fertig, wechselt man in die Gliederungsansicht, markiert dort die Absätze, die Überschriften werden sollen. Mit den Schaltflächen „Höher“- und „Tiefer stufen“ weist man diesen die richtige Gliederungsebene zu.

Schnelle Gliederung in Wordtexten:

Schnelle Zuordnung einer Überschrift gliedert man durch das Drücken der Kombination Alt+Umschalt+Pfeiltaste rechts bzw. links. Erstmaliges drücken nach links formatiert die „Überschrift 1“ nach rechts dann die untergeordneten Überschriften der Reihe nach. Diese Formatierung wird am Ende der Überschrift vorgenommen. 

Unformatierte Texte einfügen:

Alt: Alt+B+N geändert auf: Alt+B+F

Beliebige Buchstabengröße:

Zeichen für Buchstabengröße öffnen – eine Größe markieren – gewünschte Zahl per Tastatur eingeben und mit Entertaste (ganz rechts unten auf der Tastatur) bestätigen. Jetzt wird in der gewünschten Buchstabengröße geschrieben.

Hochgestellte Zeichen:

Bei den Zahlen 1 – 3 : 
AltGr + Zahl; alle anderen Zahlen: Zahl markieren – Format – Zeichen – Schrift - Häkchen vor „hoch gestellt“ (bzw. „tief gestellt“) – OK. Diese Funktion kann man auch mit Symbolen in die Symbolleiste einfügen; [siehe dazu an anderer Stelle, wie man neue Symbole in die Symbolleiste einfügt}).

Hochgestellte Zeichen:

Bei den Zahlen 1 - 3 : AltGr + Zahl; Alle anderen Zahlen: Zahl markieren - Format - Zeichen - Häkchen vor „hochgestellt“ (bzw. „tiefgestellt“) - OK.

Mathematische Formeln ins Dokument eintragen:

Wie Organigramm erstellen bloß Microsoft Formel-Editor 3.0 wählen (der muss evtl. von der Word-Installations-CD nachinstalliert werden) - den Anweisungen folgen. Es kann ein Symbol dazu ("Wurzel aus alfa") in die Symbolleiste gelegt werden (siehe dazu an anderer Stelle).

Waagerechte (Schmuck-) Linie in Word einziehen:

Format – Rahm, en und Schattierungen – ganz unten im Fenster „horizontale Linie“ wählen – ein Fenster öffnet sich und nach kurzer Zeit werden Linien angezeigt, davon eine auswählen.

Bilder platzsparend in Worddokumente einfügen:

Kopiert man sie über die Ablage in das Dokument, werden die Bilder in ein eigenes nicht platzsparendes Format umgewandelt. Besser ist es sie als JPGs über einfügen Grafik einzubinden.

Word: Grafiken werden abgeschnitten beim Einfügen:

Auf einen sichtbaren Teil des Bildes klicken, dann Format – Absatz – Einzüge und Abstände unter „Abstand“ den Eintrag unter „Zeilenabstand“ von „Genau“ auf „Einfach“ stellen – OK.

Animierten Text erzeugen:

Format - Zeichen - Register „Animation“ wählen (Word 2002 „Texteffekte“) - Animation auswählen - OK

Leerzeile zwischen Nummerierungen:

Sie lassen Ihre Textteile von Word automatisch nummerieren, möchten aber eine Leerzeile ohne Nummer einfügen. Beim Betätigen der Eingabetaste produziert Word jedoch statt einer Leerzeile eine neue Gliederungsnummer. Zum Erzeugen einer Leerzeile zwischen den einzelnen Gliederungspunkten drücken Sie ‚.Shift gleichzeitig. Damit unterbinden Sie eine erneute Nummerierung. Möchten Sie mit der Nummerierung fortfahren, betätigen Sie an schließend nur die Taste „Enter“.

Texte einbinden oder entfernen:

Wenn sich bei der Arbeit an einem Thema herausstellt, dass ein einzelnes Word-Dokument zu einem Masterdokument passt, können Sie diesen bestehenden Text als Unterdokument einbinden. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, Unterdokumente aus Ihrem Masterdokument zu löschen. Dabei wird lediglich der Verweis entfernt, das Dokument als solches bleibt davon unberührt.
- Um einen Text in das Masterdokument ein zubinden, wechseln Sie in die Gliederungsansicht. Stellen Sie sicher, dass die Schaltfläche „Masterdokumentansicht“ aktiviert ist und klicken Sie auf die Schaltfläche „Unterdokumente erweitern“ rechts daneben.

- Gehen Sie mit dem Mauszeiger innerhalb des Masterdokuments an die Stelle, an der das bestehende Dokument hinzugefügt werden soll. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie auf eine Leerzeile zwischen bereits bestehenden Unterdokumenten zeigen.
- Klicken Sie in der Symbolleiste „Gliederung“ auf die Schaltfläche „Unterdokument einfügen“. Ein gleichnamiges Dialogfenster wird geöffnet. Wählen Sie das betreffende Dokument aus und bestätigen Sie mit „Öffnen“.
- Um ein Unterdokument aus dem Masterdokument zu löschen, klicken Sie in der Gliederungsansicht auf das kleine Dateisymbol vor dem entsprechenden Unterdokument. Der gesamte Inhalt des Dokuments wird daraufhin markiert. Drücken Sie die „Entf-Taste".
- Alle beschriebenen Änderungen wurden in der Ansicht „Gliederung“ vorgenommen. Dieser Modus ist jedoch für die Arbeit an den Dokumenten nicht optimal. Der Wechsel zu den einzelnen Unterdokumenten ist zeitraubend und verhindert den Überblick. Die Gliederungsansicht dient lediglich zum Verwalten der Dokumente. Die eigentliche Textbearbeitung können Sie besser in den Ansichten „Normal“ oder „Seitenlayout“ vornehmen.
- In diesen Ansichten werden Ihre Unterdokumente als Bestandteil des Masterdokumentes angezeigt und durch Linien mit der Bezeichnung „Abschnittswechsel (Fortlaufend)“ gekennzeichnet. Sie können die Inhalte wie einen einzigen Text behandeln, ergänzen, löschen und formatieren. Dabei übernimmt Word die Verwaltung der Dateien komplett im Hintergrund.

Zeilennummern in ein Dokument einfügen:

Datei - Seite einrichten - Seitenlayout - auf Zeilennummern klicken, und ggf. andere Optionen vornehmen.

Wörter zählen:

Extras - Wörter zählen...

Autotext verwenden und Einträge schaffen:

Neue Einträge erstellen: Extras - Autokorrektur - Autotext - Text eingeben oder: Word öffnen und Text eingeben (es darf auch ein ganzer Brief sein) - den Text markieren und dann auf Einfügen - Autotext - Autotext - nun gibt man in die oben markierte Zeile ein passendes Kürzel ein (merken!) - hinzufügen.

Autotext aufrufen:

Es muss möglicherweise zuerst die Funktion der Taste „F3“ umgestellt werden - dann wird das vorher vergebene Kürzel eingegeben und dann „F3“ gedrückt.

Aufzählungszeichen:

Fängt eine Zeile mit 1. an, dann macht Word in der nächsten Zeile daraus eine Aufzählung und rückt automatisch ein und zählt automatisch mit 2. weiter sobald man die Taste „nächste Zeile“ gedrückt hat. Strg + Z macht das rückgängig.

Ganzes Wort löschen:

Den Cursor ans Ende des zu löschendes Wortes und dann Strg + Zurücktaste.

Diagramme und Tabellen in Word:

Sie können mit Word auch eine ganz normale Tabelle erstellen und ausfüllen, dazu braucht man nicht Excel: Oben in der Befehlszeile ‚Einfügen‘ und dann Tabelle.

Sie können diese Tabelle erweitern: Markieren Sie die Tabelle, eine Zeile oder eine Spalte. Machen Sie einen Rechtsklick und wählen im aufspringenden Kontextmenü ‚Einfügen‘ und wählen dann dort eine Option.

Zum Füllen mit Daten klicken Sie in ein Fach, sodass der Cursor darin blinkt. Jetzt können Sie Ihre Werte eingeben. → Praktisch: Sie können mit der Tab-Taste immer ins nächste Fach springen. Das erleichtert ein Füllen der Tabelle erheblich. Hat die Tabelle z. B. vier Zeilen und drei Spalten und Sie befinden sich im letzten Fach unten rechts und drücken die Tab-Taste, dann fügt Word automatisch eine weitere Zeile mit der gleichen Spaltenzahl ein.

Haben Sie die Tabelle ausgefüllt und möchten dazu ein Diagramm erstellen, dann verfahren Sie so:

Sie brauchen den Tabelleninhalt, den müssen Sie kopieren: Klicken Sie in die Tabelle, sodass oben links ein Kreuz erscheint. Klicken Sie auf dieses Kreuz und die ganze Tabelle ist markiert. Drücken Sie die Tastenkombination Strg+C. Jetzt ist die Tabelle in Ihrer Zwischenablage. Diesen Schritt empfehle ich auch, weil Word manchmal das Layout völlig durcheinander würfelt. Dann haben Sie den Tabelleninhalt in der Zwischenablage und können die Tabelle ggf. schnell wieder herstellen.

Setzen Sie jetzt den Cursor unbedingt unter die Tabelle, nicht in die Tabelle. Tippen Sie am besten einmal die Enter-Taste, damit Sie auch sicher sind, dass der Cursor nicht in der Tabelle steht. Steht er doch darin, dann wird nämlich durch diese Aktion die Tabelle vergrößert. Gehen Sie jetzt in der Befehlszeile oben auf ‚Einfügen‘, jetzt aber in der Symbolleiste in der vierten Spalte von links auf ‚Diagramm‘.

Es öffnet sich der Dialog, in dem Sie die Diagrammart auswählen können. Suchen Sie sich das passende Diagramm aus und machen dort einen Doppelklick drauf. Es öffnet sich ein Diagramm des Typs, den Sie gewählt haben und darunter eine Tabelle. In diese Tabelle müssen Sie jetzt Ihren Tabelleninhalt, den Sie zuvor in die Zwischenablage kopiert haben mit der Tastenkombination Strg+V einfügen. Es kann sein, dass Sie diese neue Tabelle noch etwas bearbeiten müssen. Dazu können Sie dieses neue Tabellenfenster größer ziehen. Führen Sie die Maus dazu genau auf einen Rand des Fensters, bis der Mauszeiger zum Doppelpfeil wird. Drücken Sie dann die linke Maustaste und halten die gedrückt. Ziehen Sie jetzt mit der Maus das Fenster größer. → Wenn Sie diese Tabelle nicht mehr gebrauchen, können Sie das Fenster wegklicken, das Diagramm bleibt bestehen.

→Bei mir kam es vor, dass Word partout nicht das Diagramm unter die ursprüngliche Tabelle schreiben wollte, sondern es in eine Zelle des Diagramms eingefügt hat. Markieren Sie dann das Diagramm, indem Sie dort einfach hineinklicken (das Diagramm hat, wenn es markiert ist, sog Anfasser.). Drücken Sie die Tastenkombination Strg+X und das Diagramm ist in die Zwischenablage kopiert und gleichzeitig aus der Tabelle gelöscht. Setzen Sie jetzt den Cursor an die Stelle, an der das Diagramm stehen soll, und drücken die Tastenkombination Strg+V.

Bei mir war es dann so, dass ich die Tabelle ein wenig reparieren musste.

Viel mehr zur Diagrammgestaltung mit Word finden Sie auf meiner Webseite unter dem Namen: Diagramme mit Word erstellen.

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