Tipps und Tricks zur Korrektur mit Word

Autokorrektur:

Die Autokorrektur kann außerordentlich hilfreich sein. Wenn man z. B. den Anfangsbuchstaben seines Vornamens und Nachnamens in Kleinbuchstaben ohne Leertaste hintereinander eingibt, danach die Leertaste drückt, wird der komplette Name von Word

automatisch geschrieben. Das kann man sogar mit immer wiederkehrenden Sätzen oder sogar ganzen Abschnitten machen. Manchmal schreibt man bestimmte Wörter, obwohl man es besser weiß, immer wieder falsch z. B.. Bergabu anstatt Bergbau; man gibt dann das falsche und natürlich das richtige Wort in die Autokorrektur ein – sobald man das Wort dann, wie im obigen Beispiel, falsch schreibt, korrigiert es Word. (Extras – Autokorrektur-Optionen – „ersetzen“ (hier das Wort oder die Buchstabenkombination einsetzen, die falsch ist oder die vervollständigt werden soll) „durch“ (hier kommt das richtige Wort, oder die vollständig ausgeschriebene Wortkombination hin) – Hinzufügen – OK. Will man ganze Phrasen oder sogar Abschnitte so automatisch vervollständigen lassen, wählt man unter „ersetzen“ eine möglichst sonst nicht vorkommende Buchstabenkombination (die man sich aber gut merken muss). Wenn man diese Kombination dann tippt und die Enter-Taste drückt erscheint die Phrase oder der Absatz. Will man ganze Abschnitte oder Briefe so erstellen, sollte man allerdings das eher unter: Einfügen – Autotext – Autotext vornehmen oder wie oben beschrieben als Dokumentenvorlage erstellen.

Neue Rechtschreibprüfung in Word:

Klicken Sie auf F7 und rechts neben Ihrem Text erscheint die neue Rechtschreibprüfung.

In Word 365 erscheint dort auch demnächst ein Plagiatsprüfer.

Rechtschreibeprüfung:

Zunächst ist es sinnvoll, die Rechtschreibeprüfung so zu aktivieren, dass bereits während der Worteingabe, falsch geschriebene Wörter angezeigt werden (durch eine rote Zickzacklinie unter dem falschen Wort oder eine grüne Wellenlinie bei Grammatikfehlern). (Aber VORSICHT: Word findet keineswegs alle Rechtschreibe- und Grammatikfehler!!! Man muss trotzdem das Dokument Korrekturlesen). Man stellt das folgender Maßen ein: Extras – Optionen – Rechtschreibung und Grammatik – dort kann man Optionen, wie z. B.. „Rechtschreibefehler während der Eingabe überprüfen“ oder auch "Grammatikprüfungen" wählen. 
Fehler verbessern: Im Text als falsch markierte Worte oder Satzteile kann man rechts anklicken, es öffnet sich dann ein Kontextmenü, in dem Optionen angezeigt werden, die man mit einem Linksklick auswählt; wenn nicht, muss man es selbst verändern. Wenn das Wort aber fälschlicher Weise als falsch markiert wurde, also richtig ist, kann man es in das Wörterbuch übernehmen und Word so langsam immer „klüger“ machen. (Rechtsklick auf den Begriff und dann Linksklick auf „Hinzufügen zum Wörterbuch“). 
Schnell hat man dabei etwas falsch gemacht: Falsche Wörterbucheinträge schnell ändern: Extras – Optionen – Rechtschreibung und Grammatik – Benutzerwörterbuch – es kommen nur die Wörterbücher mit Häkchen davor in Betracht – das gewünschte Wörterbuch markieren und dann auf „Ändern“ klicken – das falsche Wort kann jetzt gelöscht werden , den richtigen Begriff dann in das Feld „Wort“ eingeben und auf „Hinzufügen“ klicken –OK Auf diese Weise kann man auch gleich z. B.. ganze Fachwörterbücher, oder einzelne auftretende Fachbegriffe eingeben. 
Einzelne, immer wieder verwendete, aber über den gesamten Text verteilte Worte, verändern:
Manchmal stellt man fest, dass man in einem Text ein Wort falsch geschrieben hat oder durch ein besseres ersetzen möchte. Dieses Wort kommt aber mehrmals im Text vor und man weiß nicht mehr genau wo. Um nicht den ganzen Text durchlesen zu müssen (und dabei vielleicht einen Eintrag zu übersehen), kann man diese Arbeit Word überlassen: Bearbeiten – Ersetzen – es öffnet sich ein Fenster, welches man durch weitere Optionen unter „Erweitert“ ergänzen kann – man gibt den falschen bzw. den zu ersetzenden Begriff unter „Suchen nach“ ein – unter „Ersetzen durch“ gibt man jetzt den richtigen Begriff ein und klickt dann auf „Alle ersetzen“. Word durchsucht immer den Text hinter dem Cursor, was bedeutet, dass man auf „Weitersuchen“ klicken muss, wenn der Cursor irgendwo nicht am Anfang des gesamten Dokuments steht.

Silbentrennung:

Besonders wenn man im Blocksatz schreibt, zieht Word die Abstände zwischen Wörtern und die Abstände zwischen den Buchstaben innerhalb von Wörtern, so weit auseinander, dass das unschön aussieht. Das kann man durch Silbentrennung verhindern. Word kann selbst Silben trennen (aber VORSICHT(!!), man muss überprüfen, ob Word das auch richtig macht): Extras – Sprache – Silbentrennung – automatische Silbentrennung (und andere Optionen).

Silbentrennung:

Text zu Ende schreiben - Extras - Sprache - Silbentrennung - Fenster: dort automatische Silbentrennung anklicken und ggf. andere Optionen wählen - OK; oder manuell wählen, dann wird jede Trennung aufgeführt und man kann sie begutachten.

Silbentrennung – keine einzelnen Buchstaben trennen lassen:

Extras – Sprache – Silbentrennung… - unter „Silbentrennzone“ den Wert auf 1,2 cm setzen bei einer Schriftgröße von 12 pt.

Silbentrennung:

Sie können eine automatische Silbentrennung einschalten: Register ‚Layout‘ à im linken Bereich auf das kleine nach unten weisende Dreieck hinter ‚Silbentrennung‘ klicken und durch einen Klick vor ‚Automatische‘ dort ein Häkchen setzen.

Diese Silbentrennung funktioniert recht gut, aber nicht immer. Manchmal trennt sie falsch manchmal könnte man besser trennen. Verfahren Sie dann wie folgt: Schalten Sie zunächst die Silbentrennung aus: Register ‚Layout‘ à Silbentrennung à Häkchen vor ‚Keine. Markieren Sie im Text das entsprechende Wort (Z. B. ganz oben im Text das erste in Frage kommenden Wort) und klicken dann im Register ‚Layout‘ wieder auf Silbentrennung und dort dann auf ‚Manuell‘. Word gibt Ihnen dann einen Vorschlag zur Trennung. Setzen Sie dort im aufspringenden Fenster den Cursor hin, wo sie trennen möchten und klicken auf ‚Ja‘. Wenn es weitere Problemfälle gibt, wechselt Word zum nächsten Fall und arbeitet sich so langsam bis zum Ende des Textes durch.

Sie können auch ein paar Optionen zur Silbentrennung wählen: Layout à Silbentrennung à Silbentrennungsoptionen… . Stellen Sie dort die gewünschten Optionen ein. Klicken Sie auf ‚OK‘

Synonyme finden und ersetzen – auch Thesaurus - ein Wort durch ein sinnverwandtes Wort ersetzen.

Sie schreiben einen Text und es wiederholen sich bestimmte Worte häufiger. Sie möchten das stilistisch ändern. Dazu brauchen Sie ein Synonymwörterbuch oder den in Word integrierten Thesaurus. Synonym finden: Sie setzen den Cursor in das betroffene Wort und machen einen Rechtsklick darauf à Synonyme. Rechts von dem angeklickten Wort ‚Synonyme‘ werden eben solche angezeigt à klicken Sie mit links auf einen Vorschlag und das Wort, in dem der Cursor steht, wird ausgetauscht.

Thesaurus benutzen à Cursor in das betroffene Wort stellen und Rechtsklick à Synonyme à ganz unten Thesaurus und es springt rechts der Thesaurus auf. Klicken Sie auf einen Begriff und der Thesaurus zeigt weitere Synonyme zu diesem gerade angeklickten Begriff. Haben Sie den richtigen Begriff gefunden, dann machen Sie auf ihn einen Rechtsklick und dann einen Linksklick auf ‚Einfügen‘. Haben Sie sich zu weit von Ihrem ursprünglichen Begriff entfernt, wiederholen Sie die Prozedur einfach erneut.

Den Thesaurus erreichen Sie auch so: Den Cursor in das betroffene Wort setzen, oben auf das Register ‚Überprüfen‘ klicken à im Band oben links auf Thesaurus klicken à der Rest funktioniert wie oben beschrieben.

Silbentrennung dauerhaft aktivieren:

Diese Aktivierung funktioniert nur bei danach neu eingerichteten Worddokumenten, bereits existierende Dokumente sind davon nicht betroffen. Folgendermaßen aktiviert man die Silbentrennung dauerhaft: Ein neues Worddokument öffnen – Datei – Öffnen – ganz unten im schmalen Fenster unter „Dateityp“ auf „Dokumentvorlagen tippen - unter „suchen in“ ganz oben im schmalen Fenster auf Arbeitsplatz – Lokaler Datenträger (C? - Dokumente und Einstellungen – Benutzer (hier steht u.U. Ihr Name) – Anwendungsdateien (wenn die nicht zu sehen sind, dann in das Feld neben „Dateiname“ unten den Begriff „Anwendungsdaten“ tippen und Enter drücken) – Microsoft – Vorlagen – Normal – es öffnet sich ein Worddokument, es handelt sich dabei um die Normal.dot Vorlage, darin auf Extras – Sprache – Silbentrennung und ein Häkchen vor „Automatische Silbentrennung“ – OK und alles schließen. Ab sofort wird in allen neu erstellten Worddokumenten die Silbentrennung aktiviert sein. 

Einzelne Wörter (ins Engl.) übersetzen (nicht alle Wordversionen):

Das zu übersetzende Wort markieren und Rechtsklick darauf machen – es öffnet sich rechts ein Fenster – oben steht „Was übersetzen?“, dort die Optionen wählen – unter „Im Wörterbuch nachschlagen“ - Option wählen und dann auf „Ausführen“ klicken.

Synonyme, Wortwiederholungen verhindern:

Man markiert das entsprechende Wort (unter Umständen funktioniert das auch mit Redewendungen, wie z. B.. "über alle Berge") mit der Maus und macht dann einen Rechtsklick darauf - man wählt unten im Kontextmenü „Synonyme“. Möglicherweise öffnet sich bereits eine Liste von Vorschlägen, ansonsten klickt man auf „Thesaurus“ – es öffnet sich ein Fenster, das weitgehend selbsterklärend ist – experimentieren!

Synonyme finden und ersetzen – auch Thesaurus - ein Wort durch ein sinnverwandtes Wort ersetzen.

Sie schreiben einen Text und es wiederholen sich bestimmte Worte häufiger. Sie möchten das stilistisch ändern. Dazu brauchen Sie ein Synonymwörterbuch oder den in Word integrierten Thesaurus. Synonym finden: Sie setzen den Cursor in das betroffene Wort und machen einen Rechtsklick darauf à Synonyme. Rechts von dem angeklickten Wort ‚Synonyme‘ werden eben solche angezeigt à klicken Sie mit links auf einen Vorschlag und das Wort, in dem der Cursor steht, wird ausgetauscht.

Thesaurus benutzen à Cursor in das betroffene Wort stellen und Rechtsklick à Synonyme à ganz unten Thesaurus und es springt rechts der Thesaurus auf. Klicken Sie auf einen Begriff und der Thesaurus zeigt weitere Synonyme zu diesem gerade angeklickten Begriff. Haben Sie den richtigen Begriff gefunden, dann machen Sie auf ihn einen Rechtsklick und dann einen Linksklick auf ‚Einfügen‘. Haben Sie sich zu weit von Ihrem ursprünglichen Begriff entfernt, wiederholen Sie die Prozedur einfach erneut.

Den Thesaurus erreichen Sie auch so: Den Cursor in das betroffene Wort setzen, oben auf das Register ‚Überprüfen‘ klicken à im Band oben links auf Thesaurus klicken à der Rest funktioniert wie oben beschrieben.

Autokorrektur usw.:

Über Extras - Autokorrektur können verschiedene Optionen eingestellt werden - ausprobieren!

Autokorrektur korrigieren:

Wenn die Autokorrektur etwas verändert hat, was aber nicht verändert werden soll: Strg + Z

Autokorrektur :

Begriffe, die man immer wieder falsch schreibt, oder die man immer wieder gebraucht durch die Autokorrektur automatisch richtig bzw. vollständig einfügen lassen:
Es kann sein, dass man bestimmte Wörter immer wieder mit dem gleichen Fehler z. B.
 Verdrehern schreibt, z. B.
 Bergabu anstatt Bergbau, oder dass man bestimmte lange Begriffe immer wieder verwenden muss und sie nicht immer wieder neu tippen möchte. Dafür kann man dann z. B.
 Kürzel verwenden, die dann von der Autokorrektur vervollständigt werden: Extras - AutoKorrektur - es öffnet sich ein Fenster, in dem man zunächst einmal verschiedene Bedingungen für die Rechtschreibekorrektur festlegen kann. Bergabu/Bergbau: In das breite schmale Fenster in der Mitte schreibt man unter "Ersetzen" z. B.
 den falschen Begriff "Bergabu", sodann unter "durch" den richtigen Begriff "Bergbau" - darunter klickt man auf die Schaltfläche " Hinzufügen - ab sofort korrigiert Word den Begriff "Bergabu" richtig zu "Bergbau". Lange immer wieder kehrende Begriffe: z. B.
 Namen oder ganze Adressen: Karin Mustermann in 12345 A-Dorf: Man sucht sich ein einprägsames Kürzel z. B.
 km12 - dieses Kürzel schreibt man in das Feld "Ersetzen" und dann unter "Durch" die komplette Adresse, anschließend den Schaltknopf "Hinzufügen" nicht vergessen, ab sofort ersetzt Word das Kürzel km12 durch die vollständige Adresse, allerdings erst, wenn man nach der Eingabe des Begriffs, der ersetzt werden soll, die Leertaste gedrückt hat, sonst weiß Word ja nicht, ob der Begriff schon fertig ist. Wenn einmal ein Begriff erscheint, der genau aus dieser Abkürzung besteht und den Word nicht ersetzen soll, dann macht man Folgendes: Nachdem man die Leertaste gedrückt hat und Word den Begriff ersetzt hat, drückt man die Tastenkombination "Strg + Z" - es wird die Veränderung rückgängig gemacht und man kann mit dem gewollten Begriff weiter arbeiten.

Synonyme suchen und im Text ersetzen:

Extras - Sprache - Thesaurus - dort bearbeiten oder: Umschalttaste + F7 ,oder noch besser: Wort schreiben - Ohne Markierung Rechtsklick darauf und dann Synonym, an dieser Stelle kann man dann auch Thesaurus wählen.

Synonyme suchen:

Hat man zu häufig das gleiche Wort benutzt braucht man Synonyme, die Word anbietet. Das zu ersetzende Word markieren - Extras - Sprache - Thesaurus: dort erscheint unter "Synonym für" der Begriff und unter "Ersetzen durch Synonym" werden Alternativen angeboten - man wählt den gewünschten Begriff aus - Ersetzen - der alte Begriff ist durch den Neuen ersetz worden.

Thesaurus (Synonyme) über das Kontextmenü:

Mit dem Thesaurus suchen Sie Synonyme, um Wiederholungen in Ihrem Text zu vermeiden. Sie starten ihn, indem Sie ein Wort markieren und dann die „Umschalt-Taste" und „F7” drücken. Wollen Sie ihn über das Kontextmenü aktivieren, ändern Sie die Word-Einstellungen. Öffnen Sie das „Extras - Menü" in der Menüleiste und klicken Sie auf „Anpassen”. Im Register „Symbolleisten” markieren Sie den Eintrag „Kontextmenü” und wechseln danach in das Register „Befehle”. Wählen Sie „Extras” in der „Kategorienliste” und im rechten Fenster „Befehle” klicken Sie auf den Eintrag „Thesaurus”. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Feld „Thesaurus” auf das Feld „Text” des „Kontextmenü - Fensters". Halten Sie die Maustaste immer noch gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger auf den Unterbereich „Text”. In dem sich öffnenden Menü fahren Sie mit dem Cursor an den oberen Rand und lassen die Maustaste los.

Benutzerwörterbuch kopieren:

Man lässt das Benutzerwörterbuch suchen und kopiert es dann auf einen Datenträger. Anschließens öffnet man das Word, in das das alte Wörterbuch importiert werden soll. Extras - Optionen - Rechtschreibung und Grammatik - Benutzerwörterbuch - Hinzufügen sucht dann die Stelle, in die man das alte Wörterbuch kopiert hat z. B.
 Eigene Dateien - OK.

Falsche Wörterbucheinträge schnell ändern:

Extras - Optionen - Rechtschreibung und Grammatik - Benutzerwörterbuch - es kommen nur die Wörterbücher mit Häkchen davor in Betracht - das gewünschte Wörterbuch markieren und dann auf „Ändern“ klicken - das falsche Wort kann jetzt gelöscht werden , den richtigen Begriff dann in das< Feld „Wort“ eingeben und auf „Hinzufügen“ klicken -OK. 

Benutzerwörterbücher schnell erweitern:

Problem: Sie verwenden die Rechtschreibeprüfung von Word. Da Sie mit vielen Fach- begriffen arbeiten, ist es sehr lästig, jedes Wort einzeln während der Rechtschreibeprüfung in das Wörterbuch aufzunehmen. Besser wäre es, eine Liste häufig benötigter Begriffe komplett in das Wörterbuch einzufügen.
Lösung: Das Standard-Benutzerwörter buch von MS Office ist eine Textdatei mit dem Namen BENUTZER:DIC die sich mit jedem Text-Editor anpassen lässt - etwa mit Notepad. Zunächst müssen Sie das Wörterbuch auf Ihrem System finden. Unter Windows XP wird es standardmäßig im Ordner „Dokumente und Einstellungen\ <Benutzername>\Anwendungsdaten\Microsoft\Proof“ abgelegt. Bei anderen Systemen verwenden Sie am besten die Windows-Suchfunktion. Öffnen Sie die Datei mit einem Editor, und fügen Sie die Liste der neuen Fachbegriffe am Ende ein. Es darf jeweils nur ein Begriff in einer Zeile stehen. Beim nächsten Start von Word oder Excel werden die Wörter in Ihrem Text nicht mehr als Fehler interpretiert.
Übrigens: Wenn Sie Ihr allgemeines Benutzerwörterbuch nicht mit Fachbegriffen aus unterschiedlichen Themenkreisen füllen möchten, legen Sie für jeden Bereich ein eigenes Wörterbuch an. Dazu er stellen Sie in dem Verzeichnis, in dem die Datei BENUTZER.DIC liegt, eine neue Text- Datei. Geben Sie ihr zum Beispiel den Namen lT-Fachbegriffe.DIC. In diese Datei fügen Sie dann wie oben beschrieben alle Spezialbegriffe aus dem Bereich Informationstechnologie ein. Um das neue lT-Wörterbuch zu nutzen, gehen Sie auf den Menüpunkt Extras, Optionen“ und wechseln dann auf die Registerkarte „Rechtschreibung und Grammatik“. Klicken Sie auf „Benutzerwörterbücher“, und aktivieren Sie die Klickbox neben dem Wörterbuch lT-Fachbegriffe. DIC. Nach einer Bestätigung erkennt Word die neuen.

Abgestürzte Worddokumente wieder herstellen:

Manchmal kommt es vor, dass Word beim Speichern eines Dokuments mit einem Fehler „ungültige Seite im Modul WIN­WORD.EXE” abstürzt. 
Zunächst Word neu starten. Das Pro­gramm sollte jetzt automatisch das defek­te Dokument aus der „Autowiederherstel­len-Datei” laden.
Jetzt das „¶” in der Symbolleiste klicken, um die nicht druckbaren Zeichen einzublenden und zu kontrollie­ren, ob alle Formatierungen noch vorhan­den sind. Wenn die Absatzmarken schon zu sehen sind, können Sie diesen Klick überspringen.
Dann Maus das gesamte Dokument markieren, bis auf die letzte Ab­satzmarke (das „¶ "-Zeichen). Nun mit der Tastenkombination „Strg+C” den markier­ten Text in die Zwischenablage kopieren.
Jetzt im Menü „Datei” mit einem Klick auf „Neu...” ein neues Doku­ment erzeugen. Im An­schluss den Text aus der Zwischenablage mit einem Klick auf die rechte Maustaste und „Einfügen” in das neue leere Dokument übernehmen.
Wenn das geschehen ist, das Dokument mit dem Befehl „Speichern unter..." im Menü „Datei” unter einem anderen Namen als ursprünglich sichern.
Wenn das Dokument nicht zu sehr be­schädigt war, sollte Word die Datei spei­chern, ohne abzustürzen. Man kann dann mit dem Dokument weiter arbeiten. Es  ist aber nötig, das wieder hergestellte Dokument noch einmal zu überprüfen.

Synonyme anzeigen:

Den Cursor in das Wort stellen und dann Shifttaste + F7

Zwei Worddokumente miteinander vergleichen:

beide Dokumente offnen - in einem Dokument auf 'Ansicht', dann rechts auf das kleine Symbol von zwei nebeneinander liegenden Seiten (nebeneinander anzeigen) klicken. Es werden jetzt beide Dokumente nebeneinander angezeigt. Noch einmal 'Registerkarte 'Ansicht' und jetzt das Symbol unter 'nebeneinander anzeigen' (zwei hintereinander liegende Seiten: synchrones Scrollen). Jetzt werden beide Seiten zugleich gescrollt. Hinterher nicht vergessen auf das untere Symbol (zwei nebeneinander liegende Seiten mit Pfeilen darauf, 'Fensterposition zurücksetzen') klicken. Leider werden nicht abwichende oder gleicheTextpassagen angezeigt. Das leistet aber ein Tool von Florencesoft, das 'TextDiff.exe'.




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