Tipps und Tricks zum Layout mit Word

Fußnoten:

In dem Text Fußnoten erstellen (Cursor an die Stelle stellen, an die die Fußnote soll - Einfügen – Referenz - Fußnoten). Schreibt man später

noch zusätzlichen Text, bleibt die Fußnote stets auf der Seite, auf die sie gehört. 

Kopf- und Fußzeilen:

Manchmal ist es günstig, Kopf- und Fußzeilen zu verwenden. Es handelt sich dabei um Einträge, die auf jeder Seite des gesamten Dokuments vorgenommen werden und überall den gleichen Eintrag haben, z. B.
 der Titel der Arbeit o.ä.. Ansicht – Kopf- und Fußzeile – auf den Seiten erscheinen Felder oben und unten auf jeder Seite, die man dann auf einer Seite beschriften kann, was dann auf allen Seiten erscheint. 

Kopf- und Fußnoten nehmen Platz weg / Word 2016.

Das Problem: Will man Seitenzahlen eingeben, wird auch automatisch Platz für eine Kopfnote eingeräumt. Das kann wertvollen Platz nehmen, zumal auch die Seitenzahl (sie wird in einer Fußnote generiert) unten auf der Seite u. U. mehr Platz als nötig weg nimmt.

Sie können beim Einrichten der Seitenzahl bereits den Abstand zwischen Text und Fußnote einstellen: Wenn Sie über 'Einfügen' - Seitenzahlen, die gewünschte Seitenzahlenart auswählen, wird der geschriebene Text eingegraut und es öffnet sich in der Befehlszeile der Reiter 'Entwurf'. Dort können Sie rechts in der Ribbonleiste über dem Begriff 'Position' die Abstände einstellen. Klicken Sie in das weiße Kreuz im roten Viereck ganz rechts und die Seitenzahl wird übernommen. Der Text ist nicht mehr eingegraut und Sie können wieder in ihm arbeiten.

So nehmen Sie Kopfnoten komplett raus: Gehen Sie in der Befehlszeile auf 'Einfügen' und in der rechten Mitte klicken Sie im Ribbonband auf 'Kopfzeile'. Klicken Sie im aufspringenden Menü auf 'Kopfzeile entfernen'. Gilt so auch für die Fußzeile, aber bei Seitenzahlen wollen Sie die ja behalten.

Einstellen der Fuß-/Kopfzeile: Gehen Sie oben in der Befehlszeile auf 'Layout' und dann klicken Sie ganz inks im Ribbonband auf 'Seitenränder' und im aufspringenden Menü ganz unten auf 'Benutzerdefinierte Seitenränder ...'. Im aufspringenden Fenster klicken Sie oben auf den Reiter 'Layout' und geben dann etwa in der Mitte des Fenster hinter 'Kopfzeile' und hinter 'Fußzeile' jeweils '0 cm' ein. Klicken Sie unten rechts auf OK.

Für den Text einen „Hintergrund“ wählen:

Format – Design – dort dann eine Option wählen – OK.

Grafiken:

Eine Grafik in den Text montieren, diese Grafik einfach bearbeiten, z. B.. aufhellen: (Einfügen – Grafik – Grafik auswählen – OK – anschließend Grafik markieren durch Anklicken der Grafik – es erscheint dann die Grafiksymbolleiste, in der man dann den Bearbeitungsschritt wählen kann ...), 
anschließend den Text um die Grafik herum fließen lasen (Grafik markieren – Rechtsklick darauf – Grafik formatieren – Layout...) 

Ein Textfeld erstellen, indem der Text von unten nach oben verläuft:

Über Einfügen - Textfeld - es erscheint ein Textfeld im Dokument, darauf klicken, dann öffnet sich eine kleine Symbolleiste in der es das Symbol "Textrichtung ändern" gibt, damit dann experimentieren.

Texte / Textfelder mit einander verknüpfen:

Textfelder erlauben vielseitige Layouts und lassen sich miteinander verknüpfen. Einen Text, der auf der zweiten Seite in einem Kasten beginnt, setzen Sie so problemlos auf der vierten Seite in einem weiteren Kasten fort. Diese Methode eignet sich beispielsweise, um auf Doppelseiten am rechten Rand eine unabhängige Textspalte, etwa für Kurzmeldungen, zu realisieren. Verknüpfte Textfelder fügen Sie ein, indem Sie zunächst über „Einfügen, Textfeld" einen Zeichnungsbereich anlegen. Danach erzeugen Sie mit einem Klick in den Bereich ein Textfeld und bringen es im Folgenden mit der Maus in die gewünschte Form. Wenn Sie auf diese Weise alle benötigten Felder angelegt haben, klicken Sie auf das Symbol „Textfeld verknüpfen" in der Textfeld-Kontrollleiste des ersten Feldes. Bewegen Sie nun den Mauszeiger über das Feld, in dem der Text weiter fließen soll. Der Zeiger ändert sich in einen gekippten Krug. Mit einem weiteren Klick verknüpfen Sie die beiden Felder.

Organigramme oder Schemata:

Einfügen – Schematische Darstellung, dort ein Schema wählen – OK – im sich öffnenden Fenster den Optionen folgen. Organigramme unter: Einfügen – Grafik Organigramme.

Zeilennummern:

Textzeilennummern im 5er Raster vorne vor dem Text erstellen lassen (Datei – Seite einrichten – Seitenlayout – Zeilennummern – unter Layout unten, unter Vorschau nicht vergessen, für welchen Bereich das gelten soll, z. B.
 für den ganzen Text oder nur für den markierten Absatz!). 

Seitenzahl:

unten auf den Seiten die jeweilige Seitenzahl automatisch erstellen lassen (Einfügen – Seitenzahl; dort kann man auswählen, wo die Seitenzahl stehen soll).

Initiale schreiben (darunter versteht man einen großen Buchstaben, der einen Abschnitt einleitet, wie folgt):

Ein Abschnitt soll mit einem „Initial“ beginnen (Buchstaben markieren: Format – Initial usw.

Seiten im Querformat drucken:

Neues Dokument öffnen – Datei – Seite einrichten – Papierformat – Querformat.

Diagramm erstellen:

Eine Tabelle erstellen und daraus ein Diagramm entwickeln (Einfügen – Grafik – Diagramm – Achtung! NICHT zuerst eine Tabelle erstellen, sondern in das aufspringende Fenster (es enthält die Tabelle) die Werte hineinschreiben) - Diagrammtyp auswählen, 
Legende von rechts nach links verfrachten (Legende im Diagramm markieren – Rechtsklick – formatieren usw.), 
Farben eines Diagrammelements verändern und für die y-Achse eine logarithmische Achseneinteilung wählen (wie oben, in den Teil des Diagramms, den man verändern möchte, stellt man den Cursor und macht dann dort den Rechtsklick und wählt „…formatieren“). 

Aufzählungen:

Im Text kommt eine Aufzählung vor, wobei für die Aufzählungszeichen nicht Zahlen sondern Grafiken oder Symbole verwendet werden sollen (es können auch Fotos verwendet werden); es gibt dazu Symbole in der Symbolleiste "Nummerierung" bzw. "Aufzählungszeichen" (sind diese Symbole nicht vorhanden, siehe dazu an anderer Stelle, wie man diese Symbole erhält) oder man geht unter "Format" auf "Nummerierung und Aufzählungszeichen" dort kann man dann umfangreiche Einstellungen vornehmen.
Neue Zeile ohne Aufzählungszeichen aber noch eingerückt: Hat man eine Aufzählung angefangen, erscheint nach jedem Zeilenumbruch (Enter-Taste drücken) ein neues Aufzählungszeichen, will man das nicht hält man die Shift-Taste gedrückt und drückt dann die Enter-Taste.

Aufzählung beenden:

Will man die Aufzählung verlassen, drückt man 2x die Enter-Taste.

Text in 2 oder mehreren Spalten schreiben:

Format – Spalten, ... 
Einen bündigen Abschluss bei einem mehrspaltigen Text erzwingen:
Beim mehrspaltigen Layout stören oft Lücken in den letzten Spalten. So schließen auf der letzten Seite alle Spalten bündig ab: Den Cursor am Textende platzieren . Per Befehl Einfügen/Manueller Umbruch aktiviert man im Dialog Abschnittswechsel die Option "Fortlaufend" und wählt OK. Word fügt an der aktuellen Cursorposition einen Abschnittswechsel ein. Da in jedem Abschnitt eine andere Spaltenformatierung möglich ist, richtet Word die Spalten daraufhin bündig aus. Funktioniert dies nicht, deaktiviert man unter Extras/Optionen im Register "Kompatibilität" die Option "Kein Spaltenausgleich bei fortlaufendem Abschnittswechsel". Unter Format/Absatz im Register "Zeilen und Seitenumbruch" schaltet man die Optionen "Zeilen nicht trennen" aus.
Spaltenabstand einrichten
Der Abstand zwischen den Spalten wird automatisch eingerichtet. Wenn man diesen vergrößern oder verkleinern will, klickt man mit der Maus im Lineal auf den grauen Balken zwischen den beiden Spalten. Im Dialogfenster „Spalten“ aktiviert man die Kontrollbox „Gleiche Spaltenbreite“. Ändert dort anschließend den Wert im Feld „Abstand“. Ist die Kontrollbox „Gleiche Spaltenbreite“ aktiviert, kann man den Abstand zwischen den Spalten auch über das Lineal einstellen. In diesem Dialog kann man außerdem festlegen, ob die Spalten des Textes durch eine Trennlinie getrennt werden sollen. Man klickt dazu auf „Zwischenlinie“. Wählt dort diese Option, kann der Abstand zwischen den Spalten etwas kleiner ausfallen.

Einen Rahmen um einen Text oder Grafik o. Ä. ziehen:

Das, worum der Rahmen soll, markieren – Format – Rahmen und Schattierungen – unter „Rahmen“ kann man jetzt sehr umfangreich die Art des Rahmens, die Linienart und –dicke usw. vornehmen. Unter dem Register "Seitenrad" kann man unter „Effekte“ Schmuckrahmen erstellen und schließlich noch Schattierungen usw. vornehmen.

Wörter farbig hervorheben:

Weiterhin wird ein Wort farbig (farbig) geschrieben und eines, wie mit dem Textmarker farbig markiert (beides ist vermutlich in der Symbolleiste zu finden (ein „A“ mit einem dicken farbigen oder schwarzen Unterstrich, bzw. das Symbol eines Stiftes, der einen farbigen oder schwarzen Strich zieht), wenn diese Symbole nicht in der Symbolleiste sind, folgenden Tipp ausführen). 

Text auf eine Seite verkleinern:

Manchmal ist der Text länger als eine Seite, soll aber nur auf eine Seite kommen (oft bei Internetseiten, die manchmal mit sehr großen Buchstaben geschrieben sind): Extras – um eine Seite verkleinern klicken – jetzt ist alles auf einer Seite; es werden so bis zu 4 Seiten auf eine Seite gepackt. 

Große Worddokumente erstellen:

Da Word leicht abstürzt, wenn Dokumente, je nach Formatierungsumfang, über ca 20 Seiten lang werden, entgegnet man dem mit sog. Unterdokumenten: Man formatiert dann das sog. Masterdokument mit Überschriften und legt für jede Überschrift ein Unterdokument fest, dann spaltet man das große Dokument in mehrere kleine Dokumente auf: 

Unterdokumente erstellen:

Man klickt auf Ansicht in der Befehlsleiste und wählt dann „Gliederung“, es erscheint eine neue Symbolleiste. Man markiert die Überschrift, für die man ein Unterdokument festlegen will und klickt dann auf „Unterdokument erstellen“ in der neuen Symbolleiste.

Zu langen Text auf eine Seite anpassen:

Auf Seitenansichtsmodus gehen (Datei - Seitenansicht): Dort auf den Button Größe anpassen klicken.

Wenn das Dokument zu groß wird:

Word stößt bei großen Dokumenten schnell an seine Leistungsgrenzen. Die Bearbeitungsgeschwindigkeit lässt nach, es kann zu Problemen beim Speichern kommen. Manchmal lassen sich sehr lange Texte nicht mehr öffnen. Arbeiten Sie deshalb mit Unterdokumenten (in älteren Word-Versionen: „Filialdokumente“), die in einem Masterdokument (oder: „Zentraldokument“) verwaltet werden. Hierbei muss das Master zwingend eine Gliederung enthalten. Jede „Ebene 1“ der Gliederung wird dann zu einem eigenen Unterdokument. Die Verwaltung der Unterdokumente erledigt Word selbstständig.
- Um ein neues Masterdokument zu erstellen, laden Sie Ihren Text und wechseln - wie oben beschrieben - in die Ansicht „Gliederung“.
- Bestimmen Sie, zu welchen Überschriften Unterdokumente erstellt werden sollen. Weisen Sie diesen Überschriften die Gliederungsebene „Ebene 1“ zu, sofern diese Formatierung nicht schon gegeben ist.
- Stellen Sie sicher, dass die Schaltfläche „Masterdokumentansicht“ auf der Symbolleiste „Gliederung“ aktiviert ist. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Unterdokument erstellen“. Word weist daraufhin jeder Überschrift der „Ebene 1“ einen Dateinamen für das Unterdokument zu. Beginnt eine Überschrift beispielsweise mit „Dokument 1 lang“, wird ein Unterdokument mit dem Titel „Dokument 1 Iang.doc“ erzeugt.

Fertige Dokumente als Unterdokumente einbinden:

Ansicht – Gliederung - 
Klicken Sie im Masterdokument doppelt auf eine Leerzeile (ggf. eine erstellen) und klicken Sie in der Symbolleiste im rechten Bereich auf „Unterdokument einfügen“, navigieren Sie im sich öffnenden Fenster zu dem Dokument, was Sie einfügen möchten – OK. Das Unterdokument wird in die Gliederung aufgenommen.

Entfernen von Unterdokumenten:

Diese Aktion löscht nicht die Unterdokumente, sondern entfernt sie lediglich aus dem Masterdokument: Ansicht – Gliederung – in der Symbolleiste rechts das Symbol „Unterdokumente reduzieren“ wählen, es werden alle Hyperlinks zu den Unterdokumenten angezeigt: Den Hyperlink, der entfernt werden soll markieren und dann die Taste „Entf“ drücken. Jetzt ist das Unterdokument aus dem Masterdokument genommen, liegt aber noch am selben Platz.

Durchgehende Seitenzahlen durch Master- und Unterdokument:

Die Unterdokumente sollten keine Seitenzahlen haben, da es sonst zu Fehlern kommen kann: Löschen Sie zunächst vorhandene Seitenzahlen im Unterdokument. Löschen: In der Ansicht – Seitenlayout – Doppelklick auf eine Seitenzahl, die Fuss- und Kopfzeilen werden markiert und den Cursor in die Seitenzahl halten, die „Entf-Taste“ drücken ggf. noch mal auf die Seitenzahl klicken, damit sie schraffiert umrandet ist – noch mal die „Entf-Taste“ drücken, solange, bis die Seitenzahlen verschwunden sind. Seitenzahlen in alle Dokumente einfügen: Gliederung – „Unterdokumente erweitern“ – Reiter „Seitenlayout“ – Menü „Einfügen“ und im Untermenü auf „Seitenzahlen“ klicken. Unter Position festlegen, wo die Seitenzahlen stehen sollen. Die anderen Optionen ausfüllen – OK. Jetzt sind alle Dokumente der Reihe nach durch nummeriert, was allerdings nur im Masterdokument, nicht in den Unterdokumenten, sichtbar wird.

Den Überblick über alle Dokumente behalten:

Man kann im Masterdokument arbeiten und dabei die Unterdokumente verändern, so als ob es sich um ein Dokument handelt, Alle Veränderungen im Masterdokument werden in die Unterdokumente übernommen. Ansicht – Gliederung – „Unterdokument reduzieren“. Bei gedrückter Strg-Taste auf die Überschrift eines der dargestellten Dokumente klicken. Das so geöffnete Dokument kann bearbeitet werden. Nach der Speicherung wird alles im Masterdokument aktualisiert à Überprüfung: Auf „Unterdokumente erweitern“ klicken. Man kann auch einfach im Masterdokument arbeiten, alle Änderungen werden automatisch in allen Dokumenten angepasst.

Word – Seitenumbruch per Hotkey:

Strg + Return
Strg + Shift + Return ergibt einen Spaltenumbruch

Text über ein Bild schreiben:

Es muss immer erst der Text geschrieben sein und dann wird das Bild dahinter geschoben:
Words öffnen - Text erstellen - Einfügen - Grafik - Art der Grafik auswählen (z. B.. „Aus Datei...“, dort den Ordner wählen, die Datei wählen, Bild auswählen - Bild erscheint) - eine Grafik auswählen - Einfügen - das Bild/Grafik erscheint jetzt noch über oder neben dem Text, d.h. der Text ist u.U. nicht mehr zu sehen - in das Bild klicken, es entstehen in der Mitte der Ränder und an den Bildecken „Anfasser“ - damit (Mauszeiger darauf führen links klicken und gedrückt halten) das Bild auf das gewünschte Format bringen (diese Veränderung geht auch über: Format - Grafik - Größe, dort dann die gewünschte Größe einstellen) - als nächstes soll der Text auf dem Bild/Grafik stehen (hierzu müssen noch die Anfasser vorhanden sein): Format (in Leiste oben) anklicken - Grafik - Layoutreiter anklicken - Umbruchart 

Hervorheben von Wörtern durch Abstände:

Wort markieren - Format - Zeichen - zum Register Abstand wechseln - in die Liste „Um“ den Wert 5pt eingeben - OK.

Dokument verkürzen:

Es kann bei mehrseitigen Dokumenten leicht passieren, dass nur ein oder zwei Zeilen des Textes auf eine neue Seite rutschen. Um das zu vermeiden, müssen Sie sich nicht an die Arbeit machen und Ihren Text manuell kürzen. Lassen Sie doch lieber Word für Sie arbeiten. Wechseln Sie in die Druckansicht von Word und klicken dort auf das Symbol „Größe anpassen“. Word versucht dann, durch kleine Änderungen an der Formatierung, Ihr Dokument um eine Seite zu reduzieren.

Seiten im Querformat drucken:

Neues Dokument öffnen - Datei - Seite einrichten - Papierformat - Querformat.

In einem Dokument an verschiedene Stellen den Text oder die Formatierung schnell und elegant verändern:

Man klickt bei geöffnetem Dokument auf das Symbol "Hervorheben" (es ist ein stilisierter Textmarker) und markiert damit alle die Stellen, die man entweder durch andere Wörter oder durch andere Formatierungen ersetzen möchte. Anschließend klickt man im Menü "Bearbeiten" auf "Ersetzen...". Anschließend klickt man in das Feld "Suchen nach" und dann auf die Schaltfläche "Format" unten links (evtl. muss man erst auf den Schalter "Erweitern" klicken und gibt dann entweder den den zu ersetzenden Text ein oder die Formatierung, die ersetzt werden soll. Das Ergebnis steht dann unter dem Fenster "Format". Dann klickt man in das Fenster "Ersetzen durch" und macht dort dasselbe, wie gerade eben beschrieben, allerdings jetzt mit dem Wort oder dem Format, was neu erscheinen soll. Zum Abschluss klickt man dann auf ""Ersetzen" bzw. "Alle ersetzen" und die markierten Bereiche werden entsprechend verändert.




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