Tipps und Tricks zu Word I

    Um mir bestimmte Tipps und Tricks zu Word zum Betriebssystem und zu bestimmten Anwendungen merken zu können, habe ich mir eine eigene Gebrauchsanleitungen erstellt, die mit Beispielen zu Word begannen.
    Diese Tipps und Tricks sind also nicht als echte Gebrauchsanleitung zu verstehen, sondern als lockere Sammlung.
    Bedenken Sie bitte, dass diese Tipps darüber hinaus unsortiert sind - außerdem ist es immer möglich, dass diese Tipps und Tricks bei Ihnen auf Ihrem Rechner u.U. nicht funktionieren, da Windows und einzelne Programme oft unterschiedlich konfiguriert sind und Windows manchmal unerklärlich reagieren kann. Bedenken Sie auch meinen Disclaimer auf meiner Startseite.


    Tipps und Tricks zu  den Einstellungen von Word

    Zunächst sollte man Word richtig einstellen:

    Extras – Optionen – im sich öffnenden Fenster sollte man alle Optionen wählen, die einem wichtig erscheinen (vor allen Dingen unter: Ansicht, Speichern und Rechtschreibung und Grammatik).

    Tipp: Man sollte sich angewöhnen, bevor man überhaupt anfängt zu schreiben, zunächst das neue Dokument an einem Ort zu speichern und dann während des Schreibens alle 5 Minuten o.ä. einen kurzen Klick auf „Speichern“, das ist das Diskettensymbol oben in der Symbolleiste, oder kurz das Tastenkürzel „Strg + S“ zu tippen, wobei man die Taste „Strg“ hält und dann kurz „S“ antippt. Das kann man allerdings unter "Extras - Optionen" auch automatisieren.

    Dokumenttyp wählen:

    Wenn sich Word geöffnet hat, wählt man vor der ersten Handlung, auch wenn sich schon ein neues Dokument geöffnet hat, zunächst: Datei – Neu, es öffnet sich normalerweise rechts ein neues Fenster (bei älteren Versionen poppt ein neues Fenster auf): Dort kann man ein Dokument wählen – interessant ist es unter „Allgemeine Vorlagen“ zu suchen. Solche Vorlagen können einem die Arbeit stark erleichtern.
    Dokumentenvorlagen selbst erstellen: Man kann auch eigene Vorlagen erstellen, die dann genauso aufzurufen sind. Das macht z. B.. Sinn bei Briefen, die man in gleichem oder ähnlichem Wortlaut immer wieder braucht: Das Dokument ganz normal schreiben und dann: Datei – Speichern unter – im sich öffnenden Fenster unten unter „Dateityp“ „Dokumentenvorlage (*.dot)“ wählen – Word wählt dann selbst den Speicherort für Dokumentenvorlagen (den Ort sollte man nicht verändern) – OK.

    Symbol in die Symbolleiste bringen:

    Sollte dieses Symbol in der Symbolleiste fehlen, muss man es sich dahin holen: Dazu klickt man rechts auf eine freie Stelle in der Symbolleiste – Anpassen – Befehle – unter „Kategorie“ sucht man sich einen Befehl aus, unter dem das gewünschte Symbol gefunden werden könnte, oder man wählt dort „Alle Befehle“. Man geht jetzt in das rechte Fensterteil unter „Befehle“ sucht das gewünschte Symbol, fasst es mit der linken Maustaste und zieht es nach oben in die Symbolleiste und lässt die Maustaste los.

    Neue Standardschrift in Word verwenden:

    Format – A-Zeichen… - im folgenden Fenster sucht man sich die Schrift aus, die die neue Standardschrift werden soll und wählt die Größe usw. anschließend klickt man auf „Standard…“ und beantwortet mit „Ja“ – OK.

    Neue Schriften in Word integrieren:

    Man kann im Internet viele kostenlose Schriften finden, die man gerne in Word benutzen möchte. Bedenken Sie, dass man nicht zu viele Schriften verwendet, da sowohl Windows, als auch Word dadurch langsamer werden können: Laden Sie sich die Schriftendatei herunter und entpacken Sie sie ggf. Die Schriften liegen in der Dateiform xxx.ttf bzw. xxx.TTF vor. Kopieren Sie einfach diese Datei in den Windowsschriftenordner, der in der Regel im Laufwerk C liegt und dort unter: „Windows“ und dann „Fonts“. Starten Sie Word und Sie finden die neue Schrift an der üblichen Stelle.

    Exotische Schriften auch auf anderen Rechnern verwenden können:

    Es kann nur die Schrift gelesen werden, die auf dem Rechner installiert ist. Erstellt man ein Dokument mit einer exotischen Schrift, so kann man sie dem Dokument mitgeben (diese Schrift wird dann in das Dokument mit eingebettet): Extras - Optionen - Speichern - das Feld „True Type Schriftarten einblenden“ aktivieren, außerdem ein Häkchen vor: Nur verwendete Zeichen einbetten machen.

    Ms-Office – Menüs immer vollständig zeigen:

    Rechtsklick auf die Symbolleiste – Anpassen – ins Register „Optionen“ gehen – Häkchen vor „Menüs immer vollständig anzeigen“ machen – OK

    Standardspeicher für Win-Office anpassen:

    Unter „Speichern unter“ soll ein bestimmter Ordner, indem alles immer gespeichert werden soll links angezeigt werden:
    Z. B.. Word laden und dann: Datei – speichern unter; Zu dem Ordner navigieren, in den in Zukunft alles abgespeichert werden soll. In der Menüleiste rechts oben auf: Extras und zu meiner Umgebung hinzufügen“. Das Verzeichnis wird jetzt links unten angezeigt: Diesen Platz nach oben verschieben: Rechtsklick auf diese Schaltfläche und dann so oft wie nötig auf „Nach oben“ klicken.

    Einstellungen bei Word dauerhaft festhalten:

    Bestimmte Einstellungen bleiben nicht dauerhaft und müssen für jedes Dokument neu eingestellt werden, wie z. B. die Silbentrennung. Diese Einstellungen müssen dann in der Standardvorlage geändert und gespeichert werden. Dazu die Datei „Normal.dot“ öffnen; sie findet sich unter: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen. Man öffnet dort „Standard.Dot“ bearbeitet sie wie üblich und speichert das Ergebnis mit den Änderungen ab.

    Standardverzeichnis für Word verändern:

    Word starten - Extras - Optionen - Speicherort für Dateien - Ändern - den gewünschten Ordner auswählen - Doppelklick auf Ordner „Texte“ - OK

    Word abgespeckt schneller starten:

    Man erstellt eine neue Verknüpfung für Word bis zum Fenster „Verknüpfung erstellen“ dort gibt man hinter …exe“Leerzeichen/qLeerzeichen/a ein - im nächsten Fenster gibt man ein z. B.. Word Schnellstart o.ä. - OK - Word wird nun ohne alle Plugins gestartet.

    Feststelltaste mit akustischem Signal koppeln:

    Start - Einstellungen - Systemsteuerung - Eingabehilfen - Tastatur - Statusanzeige - Häkchen vor „Statusanzeige aktivieren“ - OK

    Umfassendere Vorlagen speichern und wieder abrufen:

    Diese Vorlagen werden als „Normal.DOT“ abgespeichert: Word öffnen - Datei - Neu - unten rechts die Option „Vorlage“ wählen - OK - jetzt kann man einen umfangreichen Text mit Grafiken (Briefkopf mit Logo) erstellen und schließlich: Speichern - Normal.DOT - Speichern.

    Sprache einstellen:

    Extras – Sprache – Sprache festlegen, Word arbeitet dann mit den entsprechenden Wörterbüchern. Evtl. muss man die Instal.-CD einlegen. Man kann auch mit mehreren Sprachen gleichzeitig arbeiten, Word versucht dann die Sprache automatisch zu erkennen: dazu: wie oben aber dann ein Häkchen vor „Sprache automatisch erkennen“ setzen.


    Tipps und Tricks zum Layout mit Word

    Fußnoten:

    In dem Text Fußnoten erstellen (Cursor an die Stelle stellen, an die die Fußnote soll - Einfügen – Referenz - Fußnoten). Schreibt man später noch zusätzlichen Text, bleibt die Fußnote stets auf der Seite, auf die sie gehört.

    Kopf- und Fußzeilen:

    Manchmal ist es günstig, Kopf- und Fußzeilen zu verwenden. Es handelt sich dabei um Einträge, die auf jeder Seite des gesamten Dokuments vorgenommen werden und überall den gleichen Eintrag haben, z. B.
     der Titel der Arbeit o.ä.. Ansicht – Kopf- und Fußzeile – auf den Seiten erscheinen Felder oben und unten auf jeder Seite, die man dann auf einer Seite beschriften kann, was dann auf allen Seiten erscheint.

    Für den Text einen „Hintergrund“ wählen:

    Format – Design – dort dann eine Option wählen – OK.

    Grafiken:

    Eine Grafik in den Text montieren, diese Grafik einfach bearbeiten, z. B.. aufhellen: (Einfügen – Grafik – Grafik auswählen – OK – anschließend Grafik markieren durch Anklicken der Grafik – es erscheint dann die Grafiksymbolleiste, in der man dann den Bearbeitungsschritt wählen kann ...),
    anschließend den Text um die Grafik herum fließen lasen (Grafik markieren – Rechtsklick darauf – Grafik formatieren – Layout...)

    Ein Textfeld erstellen, indem der Text von unten nach oben verläuft:

    Über Einfügen - Textfeld - es erscheint ein Textfeld im Dokument, darauf klicken, dann öffnet sich eine kleine Symbolleiste in der es das Symbol "Textrichtung ändern" gibt, damit dann experimentieren.

    Texte / Textfelder mit einander verknüpfen:

    Textfelder erlauben vielseitige Layouts und lassen sich miteinander verknüpfen. Einen Text, der auf der zweiten Seite in einem Kasten beginnt, setzen Sie so problemlos auf der vierten Seite in einem weiteren Kasten fort. Diese Methode eignet sich beispielsweise, um auf Doppelseiten am rechten Rand eine unabhängige Textspalte, etwa für Kurzmeldungen, zu realisieren. Verknüpfte Textfelder fügen Sie ein, indem Sie zunächst über „Einfügen, Textfeld" einen Zeichnungsbereich anlegen. Danach erzeugen Sie mit einem Klick in den Bereich ein Textfeld und bringen es im Folgenden mit der Maus in die gewünschte Form. Wenn Sie auf diese Weise alle benötigten Felder angelegt haben, klicken Sie auf das Symbol „Textfeld verknüpfen" in der Textfeld-Kontrollleiste des ersten Feldes. Bewegen Sie nun den Mauszeiger über das Feld, in dem der Text weiter fließen soll. Der Zeiger ändert sich in einen gekippten Krug. Mit einem weiteren Klick verknüpfen Sie die beiden Felder.

    Organigramme oder Schemata:

    Einfügen – Schematische Darstellung, dort ein Schema wählen – OK – im sich öffnenden Fenster den Optionen folgen. Organigramme unter: Einfügen – Grafik Organigramme.

    Zeilennummern:

    Textzeilennummern im 5er Raster vorne vor dem Text erstellen lassen (Datei – Seite einrichten – Seitenlayout – Zeilennummern – unter Layout unten, unter Vorschau nicht vergessen, für welchen Bereich das gelten soll, z. B.
     für den ganzen Text oder nur für den markierten Absatz!).

    Seitenzahl:

    unten auf den Seiten die jeweilige Seitenzahl automatisch erstellen lassen (Einfügen – Seitenzahl; dort kann man auswählen, wo die Seitenzahl stehen soll).

    Initiale schreiben (darunter versteht man einen großen Buchstaben, der einen Abschnitt einleitet, wie folgt):

    Ein Abschnitt soll mit einem „Initial“ beginnen (Buchstaben markieren: Format – Initial usw.

    Seiten im Querformat drucken:

    Neues Dokument öffnen – Datei – Seite einrichten – Papierformat – Querformat.

    Diagramm erstellen:

    Eine Tabelle erstellen und daraus ein Diagramm entwickeln (Einfügen – Grafik – Diagramm – Achtung! NICHT zuerst eine Tabelle erstellen, sondern in das aufspringende Fenster (es enthält die Tabelle) die Werte hineinschreiben) - Diagrammtyp auswählen,
    Legende von rechts nach links verfrachten (Legende im Diagramm markieren – Rechtsklick – formatieren usw.),
    Farben eines Diagrammelements verändern und für die y-Achse eine logarithmische Achseneinteilung wählen (wie oben, in den Teil des Diagramms, den man verändern möchte, stellt man den Cursor und macht dann dort den Rechtsklick und wählt „…formatieren“).

    Aufzählungen:

    Im Text kommt eine Aufzählung vor, wobei für die Aufzählungszeichen nicht Zahlen sondern Grafiken oder Symbole verwendet werden sollen (es können auch Fotos verwendet werden); es gibt dazu Symbole in der Symbolleiste "Nummerierung" bzw. "Aufzählungszeichen" (sind diese Symbole nicht vorhanden, siehe dazu an anderer Stelle, wie man diese Symbole erhält) oder man geht unter "Format" auf "Nummerierung und Aufzählungszeichen" dort kann man dann umfangreiche Einstellungen vornehmen.
    Neue Zeile ohne Aufzählungszeichen aber noch eingerückt: Hat man eine Aufzählung angefangen, erscheint nach jedem Zeilenumbruch (Enter-Taste drücken) ein neues Aufzählungszeichen, will man das nicht hält man die Shift-Taste gedrückt und drückt dann die Enter-Taste.

    Aufzählung beenden:

    Will man die Aufzählung verlassen, drückt man 2x die Enter-Taste.

    Text in 2 oder mehreren Spalten schreiben:

    Format – Spalten, ...
    Einen bündigen Abschluss bei einem mehrspaltigen Text erzwingen:
    Beim mehrspaltigen Layout stören oft Lücken in den letzten Spalten. So schließen auf der letzten Seite alle Spalten bündig ab: Den Cursor am Textende platzieren . Per Befehl Einfügen/Manueller Umbruch aktiviert man im Dialog Abschnittswechsel die Option "Fortlaufend" und wählt OK. Word fügt an der aktuellen Cursorposition einen Abschnittswechsel ein. Da in jedem Abschnitt eine andere Spaltenformatierung möglich ist, richtet Word die Spalten daraufhin bündig aus. Funktioniert dies nicht, deaktiviert man unter Extras/Optionen im Register "Kompatibilität" die Option "Kein Spaltenausgleich bei fortlaufendem Abschnittswechsel". Unter Format/Absatz im Register "Zeilen und Seitenumbruch" schaltet man die Optionen "Zeilen nicht trennen" aus.
    Spaltenabstand einrichten
    Der Abstand zwischen den Spalten wird automatisch eingerichtet. Wenn man diesen vergrößern oder verkleinern will, klickt man mit der Maus im Lineal auf den grauen Balken zwischen den beiden Spalten. Im Dialogfenster „Spalten“ aktiviert man die Kontrollbox „Gleiche Spaltenbreite“. Ändert dort anschließend den Wert im Feld „Abstand“. Ist die Kontrollbox „Gleiche Spaltenbreite“ aktiviert, kann man den Abstand zwischen den Spalten auch über das Lineal einstellen. In diesem Dialog kann man außerdem festlegen, ob die Spalten des Textes durch eine Trennlinie getrennt werden sollen. Man klickt dazu auf „Zwischenlinie“. Wählt dort diese Option, kann der Abstand zwischen den Spalten etwas kleiner ausfallen.

    Einen Rahmen um einen Text oder Grafik o. Ä. ziehen:

    Das, worum der Rahmen soll, markieren – Format – Rahmen und Schattierungen – unter „Rahmen“ kann man jetzt sehr umfangreich die Art des Rahmens, die Linienart und –dicke usw. vornehmen. Unter dem Register "Seitenrad" kann man unter „Effekte“ Schmuckrahmen erstellen und schließlich noch Schattierungen usw. vornehmen.

    Wörter farbig hervorheben:

    Weiterhin wird ein Wort farbig (farbig) geschrieben und eines, wie mit dem Textmarker farbig markiert (beides ist vermutlich in der Symbolleiste zu finden (ein „A“ mit einem dicken farbigen oder schwarzen Unterstrich, bzw. das Symbol eines Stiftes, der einen farbigen oder schwarzen Strich zieht), wenn diese Symbole nicht in der Symbolleiste sind, folgenden Tipp ausführen).

    Text auf eine Seite verkleinern:

    Manchmal ist der Text länger als eine Seite, soll aber nur auf eine Seite kommen (oft bei Internetseiten, die manchmal mit sehr großen Buchstaben geschrieben sind): Extras – um eine Seite verkleinern klicken – jetzt ist alles auf einer Seite; es werden so bis zu 4 Seiten auf eine Seite gepackt.

    Große Worddokumente erstellen:

    Da Word leicht abstürzt, wenn Dokumente, je nach Formatierungsumfang, über ca 20 Seiten lang werden, entgegnet man dem mit sog. Unterdokumenten: Man formatiert dann das sog. Masterdokument mit Überschriften und legt für jede Überschrift ein Unterdokument fest, dann spaltet man das große Dokument in mehrere kleine Dokumente auf:

    Unterdokumente erstellen:

    Man klickt auf Ansicht in der Befehlsleiste und wählt dann „Gliederung“, es erscheint eine neue Symbolleiste. Man markiert die Überschrift, für die man ein Unterdokument festlegen will und klickt dann auf „Unterdokument erstellen“ in der neuen Symbolleiste.

    Zu langen Text auf eine Seite anpassen:

    Auf Seitenansichtsmodus gehen (Datei - Seitenansicht): Dort auf den Button Größe anpassen klicken.

    Wenn das Dokument zu groß wird:

    Word stößt bei großen Dokumenten schnell an seine Leistungsgrenzen. Die Bearbeitungsgeschwindigkeit lässt nach, es kann zu Problemen beim Speichern kommen. Manchmal lassen sich sehr lange Texte nicht mehr öffnen. Arbeiten Sie deshalb mit Unterdokumenten (in älteren Word-Versionen: „Filialdokumente“), die in einem Masterdokument (oder: „Zentraldokument“) verwaltet werden. Hierbei muss das Master zwingend eine Gliederung enthalten. Jede „Ebene 1“ der Gliederung wird dann zu einem eigenen Unterdokument. Die Verwaltung der Unterdokumente erledigt Word selbstständig.
    - Um ein neues Masterdokument zu erstellen, laden Sie Ihren Text und wechseln - wie oben beschrieben - in die Ansicht „Gliederung“.
    - Bestimmen Sie, zu welchen Überschriften Unterdokumente erstellt werden sollen. Weisen Sie diesen Überschriften die Gliederungsebene „Ebene 1“ zu, sofern diese Formatierung nicht schon gegeben ist.
    - Stellen Sie sicher, dass die Schaltfläche „Masterdokumentansicht“ auf der Symbolleiste „Gliederung“ aktiviert ist. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Unterdokument erstellen“. Word weist daraufhin jeder Überschrift der „Ebene 1“ einen Dateinamen für das Unterdokument zu. Beginnt eine Überschrift beispielsweise mit „Dokument 1 lang“, wird ein Unterdokument mit dem Titel „Dokument 1 Iang.doc“ erzeugt.

    Fertige Dokumente als Unterdokumente einbinden:

    Ansicht – Gliederung -
    Klicken Sie im Masterdokument doppelt auf eine Leerzeile (ggf. eine erstellen) und klicken Sie in der Symbolleiste im rechten Bereich auf „Unterdokument einfügen“, navigieren Sie im sich öffnenden Fenster zu dem Dokument, was Sie einfügen möchten – OK. Das Unterdokument wird in die Gliederung aufgenommen.

    Entfernen von Unterdokumenten:

    Diese Aktion löscht nicht die Unterdokumente, sondern entfernt sie lediglich aus dem Masterdokument: Ansicht – Gliederung – in der Symbolleiste rechts das Symbol „Unterdokumente reduzieren“ wählen, es werden alle Hyperlinks zu den Unterdokumenten angezeigt: Den Hyperlink, der entfernt werden soll markieren und dann die Taste „Entf“ drücken. Jetzt ist das Unterdokument aus dem Masterdokument genommen, liegt aber noch am selben Platz.

    Durchgehende Seitenzahlen durch Master- und Unterdokument:

    Die Unterdokumente sollten keine Seitenzahlen haben, da es sonst zu Fehlern kommen kann: Löschen Sie zunächst vorhandene Seitenzahlen im Unterdokument. Löschen: In der Ansicht – Seitenlayout – Doppelklick auf eine Seitenzahl, die Fuss- und Kopfzeilen werden markiert und den Cursor in die Seitenzahl halten, die „Entf-Taste“ drücken ggf. noch mal auf die Seitenzahl klicken, damit sie schraffiert umrandet ist – noch mal die „Entf-Taste“ drücken, solange, bis die Seitenzahlen verschwunden sind. Seitenzahlen in alle Dokumente einfügen: Gliederung – „Unterdokumente erweitern“ – Reiter „Seitenlayout“ – Menü „Einfügen“ und im Untermenü auf „Seitenzahlen“ klicken. Unter Position festlegen, wo die Seitenzahlen stehen sollen. Die anderen Optionen ausfüllen – OK. Jetzt sind alle Dokumente der Reihe nach durch nummeriert, was allerdings nur im Masterdokument, nicht in den Unterdokumenten, sichtbar wird.

    Den Überblick über alle Dokumente behalten:

    Man kann im Masterdokument arbeiten und dabei die Unterdokumente verändern, so als ob es sich um ein Dokument handelt, Alle Veränderungen im Masterdokument werden in die Unterdokumente übernommen. Ansicht – Gliederung – „Unterdokument reduzieren“. Bei gedrückter Strg-Taste auf die Überschrift eines der dargestellten Dokumente klicken. Das so geöffnete Dokument kann bearbeitet werden. Nach der Speicherung wird alles im Masterdokument aktualisiert à Überprüfung: Auf „Unterdokumente erweitern“ klicken. Man kann auch einfach im Masterdokument arbeiten, alle Änderungen werden automatisch in allen Dokumenten angepasst.

    Word – Seitenumbruch per Hotkey:

    Strg + Return
    Strg + Shift + Return ergibt einen Spaltenumbruch

    Text über ein Bild schreiben:

    Es muss immer erst der Text geschrieben sein und dann wird das Bild dahinter geschoben:
    Words öffnen - Text erstellen - Einfügen - Grafik - Art der Grafik auswählen (z. B.. „Aus Datei...“, dort den Ordner wählen, die Datei wählen, Bild auswählen - Bild erscheint) - eine Grafik auswählen - Einfügen - das Bild/Grafik erscheint jetzt noch über oder neben dem Text, d.h. der Text ist u.U. nicht mehr zu sehen - in das Bild klicken, es entstehen in der Mitte der Ränder und an den Bildecken „Anfasser“ - damit (Mauszeiger darauf führen links klicken und gedrückt halten) das Bild auf das gewünschte Format bringen (diese Veränderung geht auch über: Format - Grafik - Größe, dort dann die gewünschte Größe einstellen) - als nächstes soll der Text auf dem Bild/Grafik stehen (hierzu müssen noch die Anfasser vorhanden sein): Format (in Leiste oben) anklicken - Grafik - Layoutreiter anklicken - Umbruchart

    Hervorheben von Wörtern durch Abstände:

    Wort markieren - Format - Zeichen - zum Register Abstand wechseln - in die Liste „Um“ den Wert 5pt eingeben - OK.

    Dokument verkürzen:

    Es kann bei mehrseitigen Dokumenten leicht passieren, dass nur ein oder zwei Zeilen des Textes auf eine neue Seite rutschen. Um das zu vermeiden, müssen Sie sich nicht an die Arbeit machen und Ihren Text manuell kürzen. Lassen Sie doch lieber Word für Sie arbeiten. Wechseln Sie in die Druckansicht von Word und klicken dort auf das Symbol „Größe anpassen“. Word versucht dann, durch kleine Änderungen an der Formatierung, Ihr Dokument um eine Seite zu reduzieren.

    Seiten im Querformat drucken:

    Neues Dokument öffnen - Datei - Seite einrichten - Papierformat - Querformat.

    In einem Dokument an verschiedene Stellen den Text oder die Formatierung schnell und elegant verändern:

    Man klickt bei geöffnetem Dokument auf das Symbol "Hervorheben" (es ist ein stilisierter Textmarker) und markiert damit alle die Stellen, die man entweder durch andere Wörter oder durch andere Formatierungen ersetzen möchte. Anschließend klickt man im Menü "Bearbeiten" auf "Ersetzen...". Anschließend klickt man in das Feld "Suchen nach" und dann auf die Schaltfläche "Format" unten links (evtl. muss man erst auf den Schalter "Erweitern" klicken und gibt dann entweder den den zu ersetzenden Text ein oder die Formatierung, die ersetzt werden soll. Das Ergebnis steht dann unter dem Fenster "Format". Dann klickt man in das Fenster "Ersetzen durch" und macht dort dasselbe, wie gerade eben beschrieben, allerdings jetzt mit dem Wort oder dem Format, was neu erscheinen soll. Zum Abschluss klickt man dann auf ""Ersetzen" bzw. "Alle ersetzen" und die markierten Bereiche werden entsprechend verändert.


    Tipps und Tricks zur Korrektur mit Word

    Autokorrektur:

    Die Autokorrektur kann außerordentlich hilfreich sein. Wenn man z. B.
     den Anfangsbuchstaben seines Vornamens und Nachnamens in Kleinbuchstaben ohne Leertaste hintereinander eingibt, danach die Leertaste drückt, wird der komplette Name von Word automatisch geschrieben. Das kann man sogar mit immer wiederkehrenden Sätzen oder sogar ganzen Abschnitten machen. Manchmal schreibt man bestimmte Wörter, obwohl man es besser weiß, immer wieder falsch z. B.. Bergabu anstatt Bergbau; man gibt dann das falsche und natürlich das richtige Wort in die Autokorrektur ein – sobald man das Wort dann, wie im obigen Beispiel, falsch schreibt, korrigiert es Word. (Extras – Autokorrektur-Optionen – „ersetzen“ (hier das Wort oder die Buchstabenkombination einsetzen, die falsch ist oder die vervollständigt werden soll) „durch“ (hier kommt das richtige Wort, oder die vollständig ausgeschriebene Wortkombination hin) – Hinzufügen – OK. Will man ganze Phrasen oder sogar Abschnitte so automatisch vervollständigen lassen, wählt man unter „ersetzen“ eine möglichst sonst nicht vorkommende Buchstabenkombination (die man sich aber gut merken muss). Wenn man diese Kombination dann tippt und die Enter-Taste drückt erscheint die Phrase oder der Absatz. Will man ganze Abschnitte oder Briefe so erstellen, sollte man allerdings das eher unter: Einfügen – Autotext – Autotext vornehmen oder wie oben beschrieben als Dokumentenvorlage erstellen.

    Rechtschreibeprüfung:

    Zunächst ist es sinnvoll, die Rechtschreibeprüfung so zu aktivieren, dass bereits während der Worteingabe, falsch geschriebene Wörter angezeigt werden (durch eine rote Zickzacklinie unter dem falschen Wort oder eine grüne Wellenlinie bei Grammatikfehlern). (Aber VORSICHT: Word findet keineswegs alle Rechtschreibe- und Grammatikfehler!!! Man muss trotzdem das Dokument Korrekturlesen). Man stellt das folgender Maßen ein: Extras – Optionen – Rechtschreibung und Grammatik – dort kann man Optionen, wie z. B.. „Rechtschreibefehler während der Eingabe überprüfen“ oder auch "Grammatikprüfungen" wählen.
    Fehler verbessern: Im Text als falsch markierte Worte oder Satzteile kann man rechts anklicken, es öffnet sich dann ein Kontextmenü, in dem Optionen angezeigt werden, die man mit einem Linksklick auswählt; wenn nicht, muss man es selbst verändern. Wenn das Wort aber fälschlicher Weise als falsch markiert wurde, also richtig ist, kann man es in das Wörterbuch übernehmen und Word so langsam immer „klüger“ machen. (Rechtsklick auf den Begriff und dann Linksklick auf „Hinzufügen zum Wörterbuch“).
    Schnell hat man dabei etwas falsch gemacht: Falsche Wörterbucheinträge schnell ändern: Extras – Optionen – Rechtschreibung und Grammatik – Benutzerwörterbuch – es kommen nur die Wörterbücher mit Häkchen davor in Betracht – das gewünschte Wörterbuch markieren und dann auf „Ändern“ klicken – das falsche Wort kann jetzt gelöscht werden , den richtigen Begriff dann in das Feld „Wort“ eingeben und auf „Hinzufügen“ klicken –OK Auf diese Weise kann man auch gleich z. B.. ganze Fachwörterbücher, oder einzelne auftretende Fachbegriffe eingeben.
    Einzelne, immer wieder verwendete, aber über den gesamten Text verteilte Worte, verändern:
    Manchmal stellt man fest, dass man in einem Text ein Wort falsch geschrieben hat oder durch ein besseres ersetzen möchte. Dieses Wort kommt aber mehrmals im Text vor und man weiß nicht mehr genau wo. Um nicht den ganzen Text durchlesen zu müssen (und dabei vielleicht einen Eintrag zu übersehen), kann man diese Arbeit Word überlassen: Bearbeiten – Ersetzen – es öffnet sich ein Fenster, welches man durch weitere Optionen unter „Erweitert“ ergänzen kann – man gibt den falschen bzw. den zu ersetzenden Begriff unter „Suchen nach“ ein – unter „Ersetzen durch“ gibt man jetzt den richtigen Begriff ein und klickt dann auf „Alle ersetzen“. Word durchsucht immer den Text hinter dem Cursor, was bedeutet, dass man auf „Weitersuchen“ klicken muss, wenn der Cursor irgendwo nicht am Anfang des gesamten Dokuments steht.

    Silbentrennung:

    Besonders wenn man im Blocksatz schreibt, zieht Word die Abstände zwischen Wörtern und die Abstände zwischen den Buchstaben innerhalb von Wörtern, so weit auseinander, dass das unschön aussieht. Das kann man durch Silbentrennung verhindern. Word kann selbst Silben trennen (aber VORSICHT(!!), man muss überprüfen, ob Word das auch richtig macht): Extras – Sprache – Silbentrennung – automatische Silbentrennung (und andere Optionen).

    Silbentrennung:

    Text zu Ende schreiben - Extras - Sprache - Silbentrennung - Fenster: dort automatische Silbentrennung anklicken und ggf. andere Optionen wählen - OK; oder manuell wählen, dann wird jede Trennung aufgeführt und man kann sie begutachten.

    Silbentrennung – keine einzelnen Buchstaben trennen lassen:

    Extras – Sprache – Silbentrennung… - unter „Silbentrennzone“ den Wert auf 1,2 cm setzen bei einer Schriftgröße von 12 pt.

    Silbentrennung dauerhaft aktivieren:

    Diese Aktivierung funktioniert nur bei danach neu eingerichteten Worddokumenten, bereits existierende Dokumente sind davon nicht betroffen. Folgendermaßen aktiviert man die Silbentrennung dauerhaft: Ein neues Worddokument öffnen – Datei – Öffnen – ganz unten im schmalen Fenster unter „Dateityp“ auf „Dokumentvorlagen tippen - unter „suchen in“ ganz oben im schmalen Fenster auf Arbeitsplatz – Lokaler Datenträger (C? - Dokumente und Einstellungen – Benutzer (hier steht u.U. Ihr Name) – Anwendungsdateien (wenn die nicht zu sehen sind, dann in das Feld neben „Dateiname“ unten den Begriff „Anwendungsdaten“ tippen und Enter drücken) – Microsoft – Vorlagen – Normal – es öffnet sich ein Worddokument, es handelt sich dabei um die Normal.dot Vorlage, darin auf Extras – Sprache – Silbentrennung und ein Häkchen vor „Automatische Silbentrennung“ – OK und alles schließen. Ab sofort wird in allen neu erstellten Worddokumenten die Silbentrennung aktiviert sein.

    Einzelne Wörter (ins Engl.) übersetzen (nicht alle Wordversionen):

    Das zu übersetzende Wort markieren und Rechtsklick darauf machen – es öffnet sich rechts ein Fenster – oben steht „Was übersetzen?“, dort die Optionen wählen – unter „Im Wörterbuch nachschlagen“ - Option wählen und dann auf „Ausführen“ klicken.

    Synonyme, Wortwiederholungen verhindern:

    Man markiert das entsprechende Wort (unter Umständen funktioniert das auch mit Redewendungen, wie z. B.. "über alle Berge") mit der Maus und macht dann einen Rechtsklick darauf - man wählt unten im Kontextmenü „Synonyme“. Möglicherweise öffnet sich bereits eine Liste von Vorschlägen, ansonsten klickt man auf „Thesaurus“ – es öffnet sich ein Fenster, das weitgehend selbsterklärend ist – experimentieren!

    Autokorrektur usw.:

    Über Extras - Autokorrektur können verschiedene Optionen eingestellt werden - ausprobieren!

    Autokorrektur korrigieren:

    Wenn die Autokorrektur etwas verändert hat, was aber nicht verändert werden soll: Strg + Z

    Autokorrektur :

    Begriffe, die man immer wieder falsch schreibt, oder die man immer wieder gebraucht durch die Autokorrektur automatisch richtig bzw. vollständig einfügen lassen:
    Es kann sein, dass man bestimmte Wörter immer wieder mit dem gleichen Fehler z. B.
     Verdrehern schreibt, z. B.
     Bergabu anstatt Bergbau, oder dass man bestimmte lange Begriffe immer wieder verwenden muss und sie nicht immer wieder neu tippen möchte. Dafür kann man dann z. B.
     Kürzel verwenden, die dann von der Autokorrektur vervollständigt werden: Extras - AutoKorrektur - es öffnet sich ein Fenster, in dem man zunächst einmal verschiedene Bedingungen für die Rechtschreibekorrektur festlegen kann. Bergabu/Bergbau: In das breite schmale Fenster in der Mitte schreibt man unter "Ersetzen" z. B.
     den falschen Begriff "Bergabu", sodann unter "durch" den richtigen Begriff "Bergbau" - darunter klickt man auf die Schaltfläche " Hinzufügen - ab sofort korrigiert Word den Begriff "Bergabu" richtig zu "Bergbau". Lange immer wieder kehrende Begriffe: z. B.
     Namen oder ganze Adressen: Karin Mustermann in 12345 A-Dorf: Man sucht sich ein einprägsames Kürzel z. B.
     km12 - dieses Kürzel schreibt man in das Feld "Ersetzen" und dann unter "Durch" die komplette Adresse, anschließend den Schaltknopf "Hinzufügen" nicht vergessen, ab sofort ersetzt Word das Kürzel km12 durch die vollständige Adresse, allerdings erst, wenn man nach der Eingabe des Begriffs, der ersetzt werden soll, die Leertaste gedrückt hat, sonst weiß Word ja nicht, ob der Begriff schon fertig ist. Wenn einmal ein Begriff erscheint, der genau aus dieser Abkürzung besteht und den Word nicht ersetzen soll, dann macht man Folgendes: Nachdem man die Leertaste gedrückt hat und Word den Begriff ersetzt hat, drückt man die Tastenkombination "Strg + Z" - es wird die Veränderung rückgängig gemacht und man kann mit dem gewollten Begriff weiter arbeiten.

     Autokorrektur auf anderen PC übertragen:

    {Start - Ausführen - „C:\programme\microosft office\office10\macros“ 1x) - Eingabetaste drücken - Doppelklick auf „Support.DOT“ - wenn sie nicht existiert von <http://www-pc.uni-regensburg.de/systemsw/OFFICE/XP/SUPPORT.DOT> ¸diese Datei auf der Arbeitsoberfläche speichern und Doppelklick darauf - sollte ein Fenster aufklappen, wo darauf hingewiesen wird, dass Support.DOT Makros enthält ein Häkchen vor „Makros aus dieser Quelle immer vertrauen“ machen - Makros aktivieren - Autokorrektur BackUp} - sichern - speichern - abbrechen - Word schließen - Eigene Dateien öffnen - die Datei - „AutoCorrectur BackUp Document.doc“ auf den anderen Rechner übertragen - die Schritte in den {} wiederholen - im neuen Fenster auf „Wiederherstellen“ klicken - Ja - die Datei „AutoCorrectur BackUp Document.doc“ öffnen - nächste Fenster mit OK schließen - nächstes Fenster auf Abbrechen klicken - die Textdatei schließen - OK. PS: Man kann auch diirekt in den Ordner 1x) gehen…. .

    Synonyme suchen und im Text ersetzen:

    Extras - Sprache - Thesaurus - dort bearbeiten oder: Umschalttaste + F7 ,oder noch besser: Wort schreiben - Ohne Markierung Rechtsklick darauf und dann Synonym, an dieser Stelle kann man dann auch Thesaurus wählen.

    Synonyme suchen:

    Hat man zu häufig das gleiche Wort benutzt braucht man Synonyme, die Word anbietet. Das zu ersetzende Word markieren - Extras - Sprache - Thesaurus: dort erscheint unter "Synonym für" der Begriff und unter "Ersetzen durch Synonym" werden Alternativen angeboten - man wählt den gewünschten Begriff aus - Ersetzen - der alte Begriff ist durch den Neuen ersetz worden.

    Thesaurus (Synonyme) über das Kontextmenü:

    Mit dem Thesaurus suchen Sie Synonyme, um Wiederholungen in Ihrem Text zu vermeiden. Sie starten ihn, indem Sie ein Wort markieren und dann die „Umschalt-Taste" und „F7” drücken. Wollen Sie ihn über das Kontextmenü aktivieren, ändern Sie die Word-Einstellungen. Öffnen Sie das „Extras - Menü" in der Menüleiste und klicken Sie auf „Anpassen”. Im Register „Symbolleisten” markieren Sie den Eintrag „Kontextmenü” und wechseln danach in das Register „Befehle”. Wählen Sie „Extras” in der „Kategorienliste” und im rechten Fenster „Befehle” klicken Sie auf den Eintrag „Thesaurus”. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Feld „Thesaurus” auf das Feld „Text” des „Kontextmenü - Fensters". Halten Sie die Maustaste immer noch gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger auf den Unterbereich „Text”. In dem sich öffnenden Menü fahren Sie mit dem Cursor an den oberen Rand und lassen die Maustaste los.

    Benutzerwörterbuch kopieren:

    Man lässt das Benutzerwörterbuch suchen und kopiert es dann auf einen Datenträger. Anschließens öffnet man das Word, in das das alte Wörterbuch importiert werden soll. Extras - Optionen - Rechtschreibung und Grammatik - Benutzerwörterbuch - Hinzufügen sucht dann die Stelle, in die man das alte Wörterbuch kopiert hat z. B.
     Eigene Dateien - OK.

    Falsche Wörterbucheinträge schnell ändern:

    Extras - Optionen - Rechtschreibung und Grammatik - Benutzerwörterbuch - es kommen nur die Wörterbücher mit Häkchen davor in Betracht - das gewünschte Wörterbuch markieren und dann auf „Ändern“ klicken - das falsche Wort kann jetzt gelöscht werden , den richtigen Begriff dann in das< Feld „Wort“ eingeben und auf „Hinzufügen“ klicken -OK.

    Benutzerwörterbücher schnell erweitern:

    Problem: Sie verwenden die Rechtschreibeprüfung von Word. Da Sie mit vielen Fach- begriffen arbeiten, ist es sehr lästig, jedes Wort einzeln während der Rechtschreibeprüfung in das Wörterbuch aufzunehmen. Besser wäre es, eine Liste häufig benötigter Begriffe komplett in das Wörterbuch einzufügen.
    Lösung: Das Standard-Benutzerwörter buch von MS Office ist eine Textdatei mit dem Namen BENUTZER:DIC die sich mit jedem Text-Editor anpassen lässt - etwa mit Notepad. Zunächst müssen Sie das Wörterbuch auf Ihrem System finden. Unter Windows XP wird es standardmäßig im Ordner „Dokumente und Einstellungen\ <Benutzername>\Anwendungsdaten\Microsoft\Proof“ abgelegt. Bei anderen Systemen verwenden Sie am besten die Windows-Suchfunktion. Öffnen Sie die Datei mit einem Editor, und fügen Sie die Liste der neuen Fachbegriffe am Ende ein. Es darf jeweils nur ein Begriff in einer Zeile stehen. Beim nächsten Start von Word oder Excel werden die Wörter in Ihrem Text nicht mehr als Fehler interpretiert.
    Übrigens: Wenn Sie Ihr allgemeines Benutzerwörterbuch nicht mit Fachbegriffen aus unterschiedlichen Themenkreisen füllen möchten, legen Sie für jeden Bereich ein eigenes Wörterbuch an. Dazu er stellen Sie in dem Verzeichnis, in dem die Datei BENUTZER.DIC liegt, eine neue Text- Datei. Geben Sie ihr zum Beispiel den Namen lT-Fachbegriffe.DIC. In diese Datei fügen Sie dann wie oben beschrieben alle Spezialbegriffe aus dem Bereich Informationstechnologie ein. Um das neue lT-Wörterbuch zu nutzen, gehen Sie auf den Menüpunkt Extras, Optionen“ und wechseln dann auf die Registerkarte „Rechtschreibung und Grammatik“. Klicken Sie auf „Benutzerwörterbücher“, und aktivieren Sie die Klickbox neben dem Wörterbuch lT-Fachbegriffe. DIC. Nach einer Bestätigung erkennt Word die neuen.

    Abgestürzte Worddokumente wieder herstellen:

    Manchmal kommt es vor, dass Word beim Speichern eines Dokuments mit einem Fehler „ungültige Seite im Modul WIN­WORD.EXE” abstürzt.
    Zunächst Word neu starten. Das Pro­gramm sollte jetzt automatisch das defek­te Dokument aus der „Autowiederherstel­len-Datei” laden.
    Jetzt das „¶” in der Symbolleiste klicken, um die nicht druckbaren Zeichen einzublenden und zu kontrollie­ren, ob alle Formatierungen noch vorhan­den sind. Wenn die Absatzmarken schon zu sehen sind, können Sie diesen Klick überspringen.
    Dann Maus das gesamte Dokument markieren, bis auf die letzte Ab­satzmarke (das „¶ "-Zeichen). Nun mit der Tastenkombination „Strg+C” den markier­ten Text in die Zwischenablage kopieren.
    Jetzt im Menü „Datei” mit einem Klick auf „Neu...” ein neues Doku­ment erzeugen. Im An­schluss den Text aus der Zwischenablage mit einem Klick auf die rechte Maustaste und „Einfügen” in das neue leere Dokument übernehmen.
    Wenn das geschehen ist, das Dokument mit dem Befehl „Speichern unter..." im Menü „Datei” unter einem anderen Namen als ursprünglich sichern.
    Wenn das Dokument nicht zu sehr be­schädigt war, sollte Word die Datei spei­chern, ohne abzustürzen. Man kann dann mit dem Dokument weiter arbeiten. Es  ist aber nötig, das wieder hergestellte Dokument noch einmal zu überprüfen.

    Synonyme anzeigen:

    Den Cursor in das Wort stellen und dann Shifttaste + F7


    Tipps und Tricks zum Einfügen bei Word

     

    Sonderzeichen:

    Sonderzeichen in einen Text schreiben z. B.
     ein ë (Einfügen – Symbol - Symbol auswählen - Einfügen; man kann dort anstatt Symbol auch "Sonderzeichen" wählen oder "Autokorrektur, dann kann man ein Zeichen auswählen und dem eine Tastenkombination zuordnen [siehe auch unter Autokorrektur]).

    Sonderzeichen eingeben:

     Win-Taste + R und dann „charmap“ eingeben OK – Doppelklick auf das gewünschte Zeichen dann Strg + C und es in den Text mit Strg + V einfügen.

    Fehlende Symbole in die Symbolleiste einfügen:

    Rechtsklick auf einen freien Teil der Symbolleiste - Anpassen - es öffnet sich das Fenster "Anpassen" mit dem Reiter "Befehle"; dort kann man die Kategorie z. B.
     Rahmen wählen und dann im rechten Fenster den gewünschten Befehl auswählen. Dazu markiert man den Befehl, macht einen Linksklick darauf, hält mit der linken Taste und zieht bei gedrückter linker Taste den Befehl oben an eine freie Stelle in der Symbolleiste; ab sofort ist dieser Befehl direkt über die Symbolleiste aufzurufen. Auf diese Art kann man die Symbolleisten ach überfrachten, aber zum ausprobieren und durchchecken, was es überhaupt an Schaltflächen gibt ist dieser Weg recht brauchbar (experimentieren!!)
    Zuweilen geht auch folgendes Verfahren: Die Symbolleiste ist immer in Bereiche aufgeteilt. Am Ende eines solchen Bereichs findet sich ein kleines nach unten zeigendes Dreieck mit einem Doppelpfeil darüber; das kleine Dreieck links anklicken - es öffnen sich u.U. bereits weitere Schaltflächen, ansonsten in dem Fenster auf die Schaltfläche "Schaltflächen hinzufügen oder entfernen" gehen, es öffnet sich von selbst ein weiteres Fenster mit Schaltflächen; die Schaltflächen, vor denen ein Häkchen ist, sind in der Symbolleiste bereits enthalten; ist dort kein Häkchen vor kann mein eines durch einen linken linken Mausklick davor machen - ab sofort erscheint die Schaltfläche in der Symbolleiste.

    Drei Punkte hintereinander setzen, als Zeichen einer zu denkenden Fortsetzung eines Gedankens (…):

    „Strg + Alt + Punkt oder AltGr + Punkt“ drücken, die drei Punkte sind dann eine Einheit und werden beim Zeilenumbruch nicht dazwischen umgebrochen.

    €-Zeichen tippen:

    AltGr+E

    Französische Buchstaben mit Akzent schreiben:

    Zunächst das Akzentzeichen tippen und dann den dazugehörigen Buchstaben. Die Akzente befinden sich rechts neben dem "ß" und links neben der "1". Die Cedille ist komplizierter: Für die kleine Cedille "ç" die Taste "Alt" drücken und gedrückt halten und dann im Ziffernblock 0231 hintereinander tippen; die große Cedille "Ç": Alt und dann im Ziffernblock 0199, Das "C" mit der Cedille erscheint erst, wenn man die Ziffern getippt hat und dann die "Alt-Taste" losgelassen hat.

    Einen dicken Pfeil in den Text einfügen:

    Über Einfügen – Grafik – Autoformen, in den Text einfügen,

    Inhaltsverzeichnis/Gliederung:

    Will man eine umfangreichere Arbeit erstellen, in der es verschiedene Überschriften gibt, sollte man sich die Dokumentenstruktur vorher überlegen - siehe dazu am Ende dieser Ausführung auch "Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen".

    Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen:

    Man sollte sich vorher überlegen, welche Ordnung die Überschrift haben soll (wobei eine Überschrift 1. Ordnung eine übergeordnete Überschrift zu einer Überschrift 2. Ordnung ist usw.). Bevor man nun anfängt diese Überschrift zu schreiben, klickt man eine der Überschriftenformatierungen an und schreibt dann die Überschrift. Normalerweise findet sich links in der Symbolleiste ein Symbol, das aus zwei zueinander versetzten A besteht, rechts daneben findet sich ein längeres Fenster. Man klickt auf das kleine Dreieck und wählt dann eine Überschriftenformatierung und tippt dann die Überschrift in den Text. Nachdem man die Überschrift fertig geschrieben hat, drückt man die Taste „Enter“, Word weiß damit, dass die Überschrift zu Ende ist und man schreibt jetzt einen normalen Textkörper.
    Schließlich wird das Inhaltsverzeichnis automatisch erstellt (Cursor dorthin stellen, wo das Inhaltsverzeichnis stehen soll: (Einfügen – Index und Verzeichnisse – Inhaltsverzeichnis - dort Auswahl treffen – OK)).
    Verändert man das Dokument später noch, muss das Inhaltsverzeichnis u.U. angepasst werden: Dokumente und Inhaltsverzeichnis aktualisieren: Sobald man Änderungen an seinem Dokument vornimmt, können sich die Seitenzahlen der Überschriften ändern, Überschriften können wegfallen oder neu hinzukommen. Das macht dem automatisch erstellten Verzeichnis nichts aus — vorausgesetzt, man aktualisiert das Inhaltsverzeichnis nach jeder Änderung.
    - Dafür mit der rechten Maustaste an eine beliebige Stelle des Inhaltsverzeichnisses klicken. Dadurch wird es grau hinterlegt und das Kontextmenü öffnet sich.
    - Nun wählt man im „Kontextmenü“ den Befehl „Felder aktualisieren", es erscheint das Dialogfenster „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“.
    Hier ist standardmäßig die Option „Nur Seitenzahlen aktualisieren“ aktiviert. Man wählt besser die Option „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“. Falls man nämlich etwas an den Überschriften geändert haben möchte, werden diese Änderungen berücksichtigt.

    Indexverzeichnis anlegen:

    Das erste Wort, das in das Indexverzeichnis soll markieren - Alt + Shift-Taste + x drücken - Alle festlegen - schließen - das für alle Wörter machen - Cursor an die Stelle stellen, wo das Indexverzeichnis stehen soll - Einfügen - Referenz - Index und Verzeichnisse - Index - man kann noch wählen, wie das Indexverzeichnis aussehen soll - im Feld rechts kann man noch einstellen in wie viel Spalten das Indexverzeichnis erstellt werden soll - OK - will man später noch weitere Begriffe ins Indexverzeichnis aufnehmen, verfährt man zunächst wie oben (markieren usw. ) - in eine beliebige Stelle im Indexverzeichnis klicken, sodass alle Einträge darin grau hinterlegt sind - F9 klicken, das Verzeichnis wird jetzt aktualisiert.
    Analog einem Inhaltsverzeichnis kann man so auch ein Bilderverzeichnis oder ein Register erstellen.

    Bilderinhaltsverzeichnis anlegen:

    Man muss zunächst alle Bilder im Dokument durchnummerieren: Rechtsklick auf das erste Bild – Beschriftung – OK, es erscheint dann unter dem Bild „Abbildung 1“; (man kann hier noch weitere Ergänzungen vornehmen) – man nummeriert so alle Bilder durch – Cursor an die Stelle stellen, an die das Bilderinhaltsverzeichnis soll – Einfügen – Referenz – Index und Verzeichnisse – Abbildungsverzeichnis – das Bilderverzeichnis wird erstellt.

    Indexverzeichnis anlegen:

    Das erste Wort, das in das Indexverzeichnis soll markieren – Alt + Shift-Taste + x drücken – "Alle festlegen" (in dieser Option werden alle diese Wörter im gesamten Text indiziert – will man nur dieses eine und nicht ein anderes Gleichlautendes aus dem Text indizieren, dann wählt man: „Festlegen“) – schließen – das für alle Wörter, die in das Indexverzeichnis aufgenommen werden sollen, machen – Cursor an die Stelle stellen, wo das Indexverzeichnis stehen soll – Einfügen – Referenz – Index und Verzeichnisse – Index – man kann noch wählen, wie das Indexverzeichnis aussehen soll – im Feld rechts kann man noch einstellen in wie viele Spalten das Indexverzeichnis erstellt werden soll – OK (siehe unten) – will man später noch weitere Begriffe ins Indexverzeichnis aufnehmen, verfährt man zunächst wie oben (markieren usw. ) – anschließend in eine beliebige Stelle im Indexverzeichnis klicken, sodass alle Einträge darin grau hinterlegt sind – F9 klicken, das Verzeichnis wird jetzt aktualisiert. Der Indexeintrag bezieht sich dann auf die Seiten, auf der dieser Eintrag zu finden ist. Es erscheinen bei diesen Aktionen die sog. Absatzzeichen (die aber nicht gedruckt werden); wenn die stören, dann gibt es dazu das Absatzzeichensymbol in der Symbolleiste, auf das man dann einfach klickt. Findet es sich nicht in der Symbolleiste, dann muss man es hinzufügen – wie das geht, steht weiter oben.

    So sieht solch ein Register oder Indexverzeichnis aus:
    Einträge 7
    Indexverzeichnis 7
    Spalten 4, 6, 7
    Stelle 2, 5, 6, 7
    Verzeichnisse 6, 7
    Wort 3, 4, 5, 7, wobei die Zahlen jeweils die Seitenzahlen sind, auf denen sich dieses Wort befindet.

    Ein von Word automatisch erzeugtes Inhaltsverzeichnis aktualisieren:

    An eine beliebige Stelle des automatisch erzeugten Inhaltsverzeichnis klicken, es wird grau hinterlegt und das Kontextmenü erscheint – auf „Felder aktualisieren“ klicken – es erscheint das Fenster: „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“ – die Option „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“ wählen – OK.

    Text nachträglich gliedern:

    Als dritte Alternative kann man seinen Text ordnen, nachdem man ihn geschrieben hat. Man öffnen dazu ein neues Dokument und schreibt den Text in der Standardansicht. Ist die Arbeit fertig, wechselt man in die Gliederungsansicht, markiert dort die Absätze, die Überschriften werden sollen. Mit den Schaltflächen „Höher“- und „Tiefer stufen“ weist man diesen die richtige Gliederungsebene zu.

    Schnelle Gliederung in Wordtexten:

    Schnelle Zuordnung einer Überschrift gliedert man durch das Drücken der Kombination Alt+Umschalt+Pfeiltaste rechts bzw. links. Erstmaliges drücken nach links formatiert die „Überschrift 1“ nach rechts dann die untergeordneten Überschriften der Reihe nach. Diese Formatierung wird am Ende der Überschrift vorgenommen. 

    Unformatierte Texte einfügen:

    Alt: Alt+B+N geändert auf: Alt+B+F

    Beliebige Buchstabengröße:

    Zeichen für Buchstabengröße öffnen – eine Größe markieren – gewünschte Zahl per Tastatur eingeben und mit Entertaste (ganz rechts unten auf der Tastatur) bestätigen. Jetzt wird in der gewünschten Buchstabengröße geschrieben.

    Hochgestellte Zeichen:

    Bei den Zahlen 1 – 3 :
    AltGr + Zahl; alle anderen Zahlen: Zahl markieren – Format – Zeichen – Schrift - Häkchen vor „hoch gestellt“ (bzw. „tief gestellt“) – OK. Diese Funktion kann man auch mit Symbolen in die Symbolleiste einfügen; [siehe dazu an anderer Stelle, wie man neue Symbole in die Symbolleiste einfügt}).

    Hochgestellte Zeichen:

    Bei den Zahlen 1 - 3 : AltGr + Zahl; Alle anderen Zahlen: Zahl markieren - Format - Zeichen - Häkchen vor „hochgestellt“ (bzw. „tiefgestellt“) - OK.

    Mathematische Formeln ins Dokument eintragen:

    Wie Organigramm erstellen bloß Microsoft Formel-Editor 3.0 wählen (der muss evtl. von der Word-Installations-CD nachinstalliert werden) - den Anweisungen folgen. Es kann ein Symbol dazu ("Wurzel aus alfa") in die Symbolleiste gelegt werden (siehe dazu an anderer Stelle).

    Waagerechte (Schmuck-) Linie in Word einziehen:

    Format – Rahm, en und Schattierungen – ganz unten im Fenster „horizontale Linie“ wählen – ein Fenster öffnet sich und nach kurzer Zeit werden Linien angezeigt, davon eine auswählen.

    Bilder platzsparend in Worddokumente einfügen:

    Kopiert man sie über die Ablage in das Dokument, werden die Bilder in ein eigenes nicht platzsparendes Format umgewandelt. Besser ist es sie als JPGs über einfügen Grafik einzubinden.

    Word: Grafiken werden abgeschnitten beim Einfügen:

    Auf einen sichtbaren Teil des Bildes klicken, dann Format – Absatz – Einzüge und Abstände unter „Abstand“ den Eintrag unter „Zeilenabstand“ von „Genau“ auf „Einfach“ stellen – OK.

    Animierten Text erzeugen:

    Format - Zeichen - Register „Animation“ wählen (Word 2002 „Texteffekte“) - Animation auswählen - OK

    Leerzeile zwischen Nummerierungen:

    Sie lassen Ihre Textteile von Word automatisch nummerieren, möchten aber eine Leerzeile ohne Nummer einfügen. Beim Betätigen der Eingabetaste produziert Word jedoch statt einer Leerzeile eine neue Gliederungsnummer. Zum Erzeugen einer Leerzeile zwischen den einzelnen Gliederungspunkten drücken Sie ‚.Shift gleichzeitig. Damit unterbinden Sie eine erneute Nummerierung. Möchten Sie mit der Nummerierung fortfahren, betätigen Sie an schließend nur die Taste „Enter“.

    Texte einbinden oder entfernen:

    Wenn sich bei der Arbeit an einem Thema herausstellt, dass ein einzelnes Word-Dokument zu einem Masterdokument passt, können Sie diesen bestehenden Text als Unterdokument einbinden. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, Unterdokumente aus Ihrem Masterdokument zu löschen. Dabei wird lediglich der Verweis entfernt, das Dokument als solches bleibt davon unberührt.
    - Um einen Text in das Masterdokument ein zubinden, wechseln Sie in die Gliederungsansicht. Stellen Sie sicher, dass die Schaltfläche „Masterdokumentansicht“ aktiviert ist und klicken Sie auf die Schaltfläche „Unterdokumente erweitern“ rechts daneben.

    - Gehen Sie mit dem Mauszeiger innerhalb des Masterdokuments an die Stelle, an der das bestehende Dokument hinzugefügt werden soll. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie auf eine Leerzeile zwischen bereits bestehenden Unterdokumenten zeigen.
    - Klicken Sie in der Symbolleiste „Gliederung“ auf die Schaltfläche „Unterdokument einfügen“. Ein gleichnamiges Dialogfenster wird geöffnet. Wählen Sie das betreffende Dokument aus und bestätigen Sie mit „Öffnen“.
    - Um ein Unterdokument aus dem Masterdokument zu löschen, klicken Sie in der Gliederungsansicht auf das kleine Dateisymbol vor dem entsprechenden Unterdokument. Der gesamte Inhalt des Dokuments wird daraufhin markiert. Drücken Sie die „Entf-Taste".
    - Alle beschriebenen Änderungen wurden in der Ansicht „Gliederung“ vorgenommen. Dieser Modus ist jedoch für die Arbeit an den Dokumenten nicht optimal. Der Wechsel zu den einzelnen Unterdokumenten ist zeitraubend und verhindert den Überblick. Die Gliederungsansicht dient lediglich zum Verwalten der Dokumente. Die eigentliche Textbearbeitung können Sie besser in den Ansichten „Normal“ oder „Seitenlayout“ vornehmen.
    - In diesen Ansichten werden Ihre Unterdokumente als Bestandteil des Masterdokumentes angezeigt und durch Linien mit der Bezeichnung „Abschnittswechsel (Fortlaufend)“ gekennzeichnet. Sie können die Inhalte wie einen einzigen Text behandeln, ergänzen, löschen und formatieren. Dabei übernimmt Word die Verwaltung der Dateien komplett im Hintergrund.

    Zeilennummern in ein Dokument einfügen:

    Datei - Seite einrichten - Seitenlayout - auf Zeilennummern klicken, und ggf. andere Optionen vornehmen.

    Wörter zählen:

    Extras - Wörter zählen...

    Autotext verwenden und Einträge schaffen:

    Neue Einträge erstellen: Extras - Autokorrektur - Autotext - Text eingeben oder: Word öffnen und Text eingeben (es darf auch ein ganzer Brief sein) - den Text markieren und dann auf Einfügen - Autotext - Autotext - nun gibt man in die oben markierte Zeile ein passendes Kürzel ein (merken!) - hinzufügen.

    Autotext aufrufen:

    Es muss möglicherweise zuerst die Funktion der Taste „F3“ umgestellt werden - dann wird das vorher vergebene Kürzel eingegeben und dann „F3“ gedrückt.

    Aufzählungszeichen:

    Fängt eine Zeile mit 1. an, dann macht Word in der nächsten Zeile daraus eine Aufzählung und rückt automatisch ein und zählt automatisch mit 2. weiter sobald man die Taste „nächste Zeile“ gedrückt hat. Strg + Z macht das rückgängig.

    Ganzes Wort löschen:

    Den Cursor ans Ende des zu löschendes Wortes und dann Strg + Zurücktaste.


    Weitere Anweisungen und Antworten auf Problemfragen zu Word findet man, wenn man die Taste „F1“

    weitere Tipps und Tricks zu Word finden Sie, wenn Sie auf den folgenden Link klicken: Tipps und Tricks zu Word II


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